описание бизнес-процессов в службе закупок

Планирование, нормирование, контроль и мотивация.
Форум для руководителей и тех кто планирует ими стать.
Аватар пользователя
nina130275

описание бизнес-процессов в службе закупок

Сообщение nina130275 » 11 дек 2006 15:25

Уважаемые коллеги!
Кто из Вас сталкивался с необходимостью описания бизнес-процессов в подразделениях закупок? ПОделитесь плиз опытом, как Вы это делали? Какие стандарты описания лучше всего подходят именно для закупок? Стоит ли использовать их в полной мере или можно несколько упростить?
Задача №1 - описать "как есть", хочется сделать это качественно, но доступно для других участников процесса.
Буду рада любым советам.

Реклама
Аватар пользователя
Uranium

Сообщение Uranium » 11 дек 2006 16:45

Опыта в этом нет, но сталкивались, хотите могу поделиться теорией. :D

Аватар пользователя
sf13

Сообщение sf13 » 18 дек 2006 11:31

Можно освоить стандартные форматы описания бизнес-процессов и ПО для них. Это следует делать, если время позволяет сделать все по максимуму.

Если же нужно хотя бы с чего-то начать, то рискну перечислить вопросы, на которые хотелось бы получить ответ в первую очередь и, желательно, не в текстовом а табличном или графическом виде.


1. Предшествующая операция или несколько предшествующих параллельных операций (ссылка на них)
2. Входящие документы или информация в корпоративной информационной системе (это выходные данные предшествующей операции, "запускающие" текущую).

3. Операция
4. Исполнитель операции
5. Допустимая длительность операции
6. Критерии качественного выполнения операции (нормативы)
8. Ссылка на методику качественного выполнения операции (если таковая требуется и/или имеется)
9. (В ряде случаев) Требуемые ресурсы на исполнение операции.
10. Исходящие документы или информация в корпоративной информационной системе (это входные данные для следующей операции, "запускающие" ее).
11. Следующая операция или несколько следующих параллельных операций (ссылка на них).


Урезанная и укрупненная часть такого описания - блок-схема "функция-исполнитель", в которой параллельным вертикальным линиям соответствуют участники процесса. На линиях рисуются блоки операций, соединяемые стрелками в соответствующем порядке. Таким образом, процесс идет по листу вниз, перемещаясь по горизонтали между исполнителями.

Еще одно полезное представление - Процессно-ролевая модель.
Это таблица, заголовками столбцов которой являются роли участников процессов, а заголовками строк - процессы или операции. В клетки пересечений вносятся в условных обозначениях исполняемых операций (например: исполняет, согласовывает, утверждает, контролирует). Можно добавить к заголовкам столбцов должности и/или имена реальных исполнителей.

Процессно-ролевая модель полезна для предварительной раскладки бизнес-процесса на операции и исполнителей, а также ревизиии должностных инструкций и последующего контроля исполнения.
Заметим, что роль не есть должность. (В маленьком торговом филиале директор может, к примеру, по совместительству исполнять роль кассира. Должность - директор, но роль в этом бизнес-процессе - кассир)

Аватар пользователя
Antonina

Сообщение Antonina » 18 дек 2006 22:58

А я описание бизнес-процесса закупки видела на cfin.ru, очень интересный, кстати, сайт! Взгляните.

Аватар пользователя
_

Сообщение _ » 20 дек 2006 13:08

а ссылочку на это описание дайте пожалста :?:

Аватар пользователя
Antonina

Сообщение Antonina » 20 дек 2006 15:12

Пожалуйста, посмотрите здесь: http://www.cfin.ru/vernikov/docflow/purchase.shtml

Аватар пользователя
_

Сообщение _ » 21 дек 2006 10:06

Спасибо за ссылку!

Аватар пользователя
sf13

Бизнес-процесс закупки

Сообщение sf13 » 22 дек 2006 14:51

Материал по ссылке хорош, но это ТОЛЬКО ПЕРЕЧЕНЬ ОПЕРАЦИЙ. Нам же требуется описание ПРОЦЕССА. Т.е. что как и за чем должно следовать и в каких рамках по времени.

И если, например, сорвется (цитирую ссылку) "Организация приёма груза в установленном месте", может оказаться, что исполнитель просто не знал, в частности, кто и как его о приходящем грузе уведомит, или где в информационной системе компании он сам должен смотреть, когда и какие грузы приходят.

При описании бизнес-процессов можно попытаться представить (или взять из практики компании), почему та или иная операция может не произойти или произойти не так, как требуется. И именно эти моменты важно описать в первую очередь.

Аватар пользователя
Antonina

Сообщение Antonina » 26 дек 2006 19:16

Здравствуйте, уважаемый fs13!
Фишка в том ,что нет одного общего решения для всех организаций и приходится учитывать культуру и тип организации.
По крайней мере, как бы я сделала: я бы посмотрела общий бизнес-процесс, и на основе его составила свой, учитывающий все возможные ситуации и их возможные решения, проконсультировалась с начальством и со смежными отделами, внесла поправки и утвердила.
Как Вы думаете, должен ли быть в организации однозначно разработанный и утвержденный бизнес-процесс закупки, свой собственный, адаптированный именно под данную организацию?

Аватар пользователя
sf13

Бизнес-процесс закупки

Сообщение sf13 » 27 дек 2006 12:23

Уважаемая Антонина,

Вы абсолютно правы, бизнес-процесс должен быть свой, адаптированный и оптимальный для каждой организации. И описание по указанной Вами ссылке может служить отправной точкой для его разработки.

Я же пытался отметить, что просто перечень операций поможет разложить по полочкам наши действия в процессе закупки. Но без очередности, критериев начала, сроков и корректности исполнения, завершения операций и ряда других признаков такое описание неприменимо для контроля и предотвращения ошибок выполнения.

Как вариант, все это может быть в словесном описании операции. Но тогда описание бизнес-процесса теряет схематичность (наглядность) и становится набором инструкций по операциям.

Аватар пользователя
Zoya

Сообщение Zoya » 28 дек 2006 12:23

глубокое имхо, но если есть возможность постарайтесь процесс как раз таки визуализировать в виде блок схем, как сопровождение к описательной части. часто приходится сталкиваться с тем, что при описании процесс выглядит куда более громоздким, чем является на самом деле, и визуализация в этом дете отличный помощник.

Аватар пользователя
Antonina

Сообщение Antonina » 31 дек 2006 13:17

Кстати, да. Абсолютно согласна с Zoya. Как технарь могу сказать, что составление блок-схем любых процессов позволяет осознать ситуацию в целом и не упустить мелких деталей, а также сделать процесс закупок более удобным и понятным  :D
С Новым Годом господа!!!

Наталья П
Новичок
Новичок
Сообщений: 4
Зарегистрирован: 18 фев 2012 10:01
Имя: Наталья
Фамилия: Портных
Должность: Руководитель отдела

Re: описание бизнес-процессов в службе закупок

Сообщение Наталья П » 25 июн 2012 11:18

Темка давняя, но... Я делала в IDEF0 для разных отделов. Ссылка выше есть.


Вернуться в «Отдел закупок, организация, руководство, мотивация»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 0 гостей