как справить с большим объемом закупок

Планирование, нормирование, контроль и мотивация.
Форум для руководителей и тех кто планирует ими стать.
xxxvostik
Новичок
Новичок
Сообщений: 2
Зарегистрирован: 24 дек 2009 03:00

как справить с большим объемом закупок

Сообщение xxxvostik » 05 июн 2010 14:30

Привет всем.
Работаю в одной из крупнейших компаний специалистом по закупкам. Работаю один, но объем работы очень большой. Закупаю запчасти к технике. Парк техники более 5 000 ед. Специальных программ не имею.

Проблема вот в чем (может кто-то расскажет как мне организовать свою работу и весь процесс):

1. у меня около 20-30 поставщиков, у которых я приобретаю запчасти в виде централизованных закупок для регионов (примерно тоже для 20 своих предприятий)
запчасти это такое дело - сегодня купил партию, завтра надо еще пару позиций, потом еще партию
мы работаем по договорам и спецификациям к ним, оплачиваю товар тоже по договорам
И ВОТ ПРОБЛЕМА В ТОМ, что я не успеваю чисто физически постоянно делать спецификации к договорам, на каждую закупку нужно сделать спецификацию и подписать ее....может есть выход? тем более у меня получается 20 контрагентов и 20 предприятий - это 40 договоров, и к каждому договору постоянно приходится делать спецификацию и согласовывать с начальством

тема расплывчатая, видимо мало кто меня сейчас понял.....тогда просто расскажите пожалуйста как у вас поставлена работа в компании, в двух словах...кто контролирует все ли поставщик поставил и т.д. и т.п.

Реклама
RazVal
Гуру
Гуру
Сообщений: 895
Зарегистрирован: 28 май 2015 17:58
Имя: Валерий
Фамилия: Разгуляев
Должность: эксперт по управлению величиной запасов и оптимизации затрат
Откуда: http://upravlenie-zapasami.ru/

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение RazVal » 05 июн 2010 19:07

xxxvostik писал(а):Работаю один, но объем работы очень большой. Специальных программ не имею.
ПРОБЛЕМА В ТОМ, что я не успеваю чисто физически постоянно делать спецификации к договорам, на каждую закупку нужно сделать спецификацию и подписать ее....может есть выход?
Даже если вас "съели", у вас остаётся как минимум два выхода. ;) Соответственно, ваши два выхода - это экстенсивный и интенсивный пути развития. Экстенсивный - это когда рядом с вами появляется ещё один такой же энтузиаст (до 3-4 человек объём работы, который вы сможете выполнять без руководителя, будет расти пропорционально, потом начнётся снижение). Интенсивный - это когда появляется хоть какая-нибудь программа, которая освобождает вас от рутины, соответственно, вы сможете продолжать в единственном лице выполнять все необходимые функции, даже при увеличении объёмов работы. Если вы твёрдо сидите на своём месте, то вам выгоднее продвигать экстенсивный путь - тогда есть большая вероятность стать начальником сначала маленького, а затем и большого отдела закупок. Если ваше положение - шатко, то вам не выгодно, чтобы кто-то ещё умел делать вашу работу, - поэтому вам нужно проталкивать интенсивный путь развития - более того, если вы примете непосредственное участие в автоматизации и постараетесь, чтобы никакой документации по новым возможностям не было, а что нажимать, знали бы только вы, то вы тем самым сделаете себя ещё более незаменимым.

xxxvostik писал(а):тем более у меня получается 20 контрагентов и 20 предприятий - это 40 договоров, и к каждому договору постоянно приходится делать спецификацию и согласовывать с начальством
У вас больше времени уходит на составление спецификаций или на их согласование с руководством?

xxxvostik писал(а):... как у вас поставлена работа в компании, кто контролирует все ли поставщик поставил ...
Везде, куда я прихожу работать, я настоятельно рекомендую именно такую схему контроля выполнения поставщиком достигнутых договорённостей: по каждой ожидаемой поставке в учётной системе формируется документ заказа поставщику, где указывается номенклатура, которая должна быть поставлена, количество и цена по каждой позиции, а также ожидаемая дата поставки. Когда товар приходит, и принимается на складе, то приходные накладные, заводимые в эту же учётную систему, подвязываются к этому документу заказа, и в случае, если расходятся наименования позиций или цена или количество в приходной больше, чем по заказу - то это сразу становится известно (учётная система сообщает). Когда же все поставки по заказу осуществлены, то строится отчёт по недопоставленным позициям - из заказа вычитаются все подвязанные к нему приходные накладные и выводится разница - в идеале она должна быть нулевой. Плюс автоматически, по достижении даты ожидаемой поставки, учётная система выводит данные по недопоставленным позициям заказа. Соответственно, вы разбираете только ситуации, когда учётная система вывела, что у вас есть несоответствие - причём это может быть и ошибка приёмки на складе, и ошибка заведения в бухгалтерии, и потерянные документы, и пересорт или недопоставка у поставщика. Но вы занимаетесь этим вопросом только, когда есть какие-то проблемы - когда проблем нет, вы ему вовсе не уделяете своего времени.

SuperFS
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 413
Зарегистрирован: 11 окт 2009 03:00

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение SuperFS » 05 июн 2010 22:03

Когда нас достала компания, связанная с местным лукойлом своими спецификациями, мы просто в 1С в накладную добавили еще 1 печатную форму, только непомню куда ее привязали, но это и неважно--привязать можно к счету, заказу покупателя, расходной накладной, заказу поставщику..из любого этого документа можно брать табличную часть, ( кде наименования, цена, кол-во и т.п) а шапку программист 1С написал. Т.е. Например при печати счета, выбираешь печать спецификации, или печать договора--и распечатываешь готовую спецификацию, или нужную форму договора. Работы программисту там на час два, соответственно стоит в районе 600-1200 руб.,

SuperFS
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 413
Зарегистрирован: 11 окт 2009 03:00

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение SuperFS » 05 июн 2010 22:25

Везде, куда я прихожу работать, я настоятельно рекомендую именно такую схему контроля выполнения поставщиком достигнутых договорённостей: по каждой ожидаемой поставке в учётной системе формируется документ заказа поставщику, где указывается номенклатура, которая должна быть поставлена, количество и цена по каждой позиции, а также ожидаемая дата поставки. Когда товар приходит, и принимается на складе, то приходные накладные, заводимые в эту же учётную систему, подвязываются к этому документу заказа, и в случае, если расходятся наименования позиций или цена или количество в приходной больше, чем по заказу - то это сразу становится известно (учётная система сообщает). Когда же все поставки по заказу осуществлены, то строится отчёт по недопоставленным позициям - из заказа вычитаются все подвязанные к нему приходные накладные и выводится разница - в идеале она должна быть нулевой. Плюс автоматически, по достижении даты ожидаемой поставки, учётная система выводит данные по недопоставленным позициям заказа. Соответственно, вы разбираете только ситуации, когда учётная система вывела, что у вас есть несоответствие - причём это может быть и ошибка приёмки на складе, и ошибка заведения в бухгалтерии, и потерянные документы, и пересорт или недопоставка у поставщика. Но вы занимаетесь этим вопросом только, когда есть какие-то проблемы - когда проблем нет, вы ему вовсе не уделяете своего времени.

Я склоняюсь к мысли что стоит ввести дополнительный документ отсутствующий в 1С ( предварительный заказ поставщику) , т.е. это заказ--который вы отправили поставщику--например из 100 позиций. Обычно у поставщика есть не все, пусть к примеру 80 позиций. Он сбрасывает накладную или несколько накладных. Накладные поставщика, вбиваются ( или загружаются если настроена загрузка из эксель) в заказ поставщика. Эти заказы поставщика стоит подвязать к предварительному заказу, их отличие в том что они 100% должны соответствовать тому что реально приедет, если что нетак, то как вы писали учетная система покажет недопоставки, единственное что когда на основании заказа поставщику вводиться приходная накладная, стоило бы сделать ордерную систему. Т.е. с тем чтобы на основании приходной накладной склад делал приходный ордер на товар, и только этим ордером фиксировалось поступление товара, также как и в расходной накладной, выбиралось списание товара со склада по ордеру. В 1С ордерное поступление прихода товара реализовано криво, там сначало делается ордер на товар, а потом уже приходная накладная--они забыли, что поставщики по электронке заранее могут скидывать то что едет, они это делали для случаев когда товар приехал..его нужно на склад принимать, а приходных документов никаких нет.
Ордерная система учета движения товара по складу просто необходимо, в этом случае склад застрахован от всякого рода ошибок, косяков менеджеров и офиса, у него все приходуется и списывается по ордерам, и никто не может кроме склада отменять или редактировать их. На все случаи, склад всех может посылать подальше--нам неважно что в ваших бумажках, вот ордера на приход товара, вот ордера на расход товара, ищите ошибки у себя.

SuperFS
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 413
Зарегистрирован: 11 окт 2009 03:00

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение SuperFS » 05 июн 2010 22:29

ВОТ ПРОБЛЕМА В ТОМ, что я не успеваю чисто физически постоянно делать спецификации к договорам, на каждую закупку нужно сделать спецификацию и подписать ее.
---в 1С помоему есть механизм согласования , подписания...если его нет , то несложно дописать..сделали спецификацию, и она на согласование уходит на комп того кто подписывает, он ставит на ней галочку ( или присваивает статус) и все возвращается к вам в подписанном виде.

SuperFS
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 413
Зарегистрирован: 11 окт 2009 03:00

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение SuperFS » 05 июн 2010 22:35

Необходимость дополнительного документа "предварительный заказ поставщику", обуславливается тем, что если документ "Заказ поставщику " может быть недопоставлен или изменен, то функция резервирования товара в заказе поставщику небудет работать, да и автоматическое резервирование заказов без размещения неполучиться сделать.

xxxvostik
Новичок
Новичок
Сообщений: 2
Зарегистрирован: 24 дек 2009 03:00

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение xxxvostik » 06 июн 2010 11:49

про 1С надо подумать, надо проявить инициативу чтобы мне установили эту программу, но с такой огромной номенклатурой тоже проблема, это заводить получается каждую позицию надо - это еще больше времени займет
сейчас я взял таблицу из эксел, перекинул в ворд и сделал вроде как спецификацию
а здесь на сайте есть какие-нибудь сводные таблицы excel или уже готовые формы табличные для ведения учета? может кто-то может помочь в этом вопросе?

RazVal
Гуру
Гуру
Сообщений: 895
Зарегистрирован: 28 май 2015 17:58
Имя: Валерий
Фамилия: Разгуляев
Должность: эксперт по управлению величиной запасов и оптимизации затрат
Откуда: http://upravlenie-zapasami.ru/

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение RazVal » 06 июн 2010 12:38

xxxvostik писал(а):про 1С надо подумать, надо проявить инициативу чтобы мне установили эту программу, но с такой огромной номенклатурой тоже проблема, это заводить получается каждую позицию надо - это еще больше времени займет
Заводить надо только один раз, и по мере создания документов (все ваши тысячи позиций пока могут повисеть в Excel).

xxxvostik писал(а):а здесь на сайте есть какие-нибудь сводные таблицы excel или уже готовые формы табличные для ведения учета?
А учёт чего вы хотите вести?

xxxvostik писал(а):может кто-то может помочь в этом вопросе?
Легко! Только сформулируйте проблему более явно и ясно.

Аватар пользователя
Romas

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение Romas » 06 июн 2010 23:58

Если я правильно Вас понял, проблема все таки с приложениями к договорам, а не с количеством товарных позиций.
И цены, похоже, нестабильны.

Спецификации:
1.Подписывать спецификации на месяц вперед, а не каждую отдельную поставку. (Это будет скорее т.н. график поставок, а не спецификация, но Вам же доехать надо, а не такси? :) )

2. Зафиксировать цены на определенный период и подписать к каждому договору по одной спецификации на весь ассортимент договора и согласовать их с руководством. Частичные поставки осуществлять на основании заказов, которые согласовывать с руководством будет не нужно/проще т.к. цены уже известны, а даты и объемы поставки его все равно не волнуют.


Контроль
1. Контролировать, все ли поставил поставщик, можно в том же икселе. От бухгалтерии получаете оборотную ведомость из 1С по приходам от поставщиков за период и сверяете её со своими заказами, которые у Вас и так в икселе. Это простая операция достаточно.

2. Оставить контроль за поставщиком. По каждому заказу он должен дать Вам сверку - сколько поставлено, сколько осталось. Внесите это условие в контракт - и Вы в дамках.

Аватар пользователя
Роман Бодряков
Авторитет
Авторитет
Сообщений: 5253
Зарегистрирован: 19 апр 2004 03:00
Имя: Роман
Фамилия: Бодряков
Должность: Ген.Директор в кубе - наноолигарх
Откуда: Россия

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение Роман Бодряков » 07 июн 2010 10:34

Мне тоже кажется, что начинать надо от печки.

Анализ ассортимента по частоте, регулярности и стабильности спроса. Группировка.
Определение моделей поставок для каждой группы
Определение графика поставок и нормативов для моделей заказов и ТЗ.
Определение основного и вспомогательного поставщиков

Автоматизация (хотя бы в Екселе)

Это уже кардинально снизит и перераспределит нагрузку. Избавит от штурмовщины.
Есть такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя! И просят повторить "НА БИС!!!"
Образование круче не у того, кто больше Знает, а у того, кто хоть что-то умеет.

Аватар пользователя
lazy
Гуру
Гуру
Сообщений: 1239
Зарегистрирован: 25 мар 2009 03:00
Имя: lazy
Фамилия: lazy
Должность: procurement manager
Откуда: Ростов-на-Дону

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение lazy » 07 июн 2010 11:48

тоже думаю, что плясать нужно от печки - но от другой:)))

В сложившейся ситуации (соглашусь с Ромасом) нужно пересмотреть политику по закупкам (или процедуру), где прописана обязанность оплаты по спецификациям - ведь в этом вся сложность.
Можно, в зависимости от суммы и сложности (оборудование, требующее инсталляции и ПНР - и простые запчасти) закупки, разграничить на то, что требует подписание спецификации - и обычный заказ по РО (это в САПе - но и в 1С, наверное, есть что-то похожее) по рамочным контрактам - всякую мелочевку, на которую жаль тратить время.
Перед началом рабочей недели помните: лучше всех в колхозе работала лошадь. Но, тем не менее, председателем она так и не стала.

grek_evg
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 314
Зарегистрирован: 01 сен 2009 03:00

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение grek_evg » 29 окт 2010 09:49

В данном случае проблема в процедуре согласования приложений/спецификаций к договору в вашей организации.
Вопрос - спецификация к договору на каждую закупку -это требования вашей компании или контрагента?

1.Возможно зафиксировать условия, сроки поставки, оплаты, сроки выполнения, ассортимент и цены непосредственно в договоре или отдельной спецификацией хотя бы на определенный период? тогда возможно договариваться с контрагентами о упрощенной схеме заказа - "заказом считается письмо, отправленное по эл. почте..."и т.п.
2. Упростить процедуру согласования заказа внутри вашей компании, сделать ее электронной, МS Outlook вполне достаточно.
3. По стандартным поставках сделать согласование автоматическим.
4. Сделать спецификацию в Excel, чтобы автоматически заполнялась со всеми реквизитами и требуемыми параметрами, по 40 договорам это более чем реально, работы на один день максимум. Сократит время создания спецификации. Пересылать этот файл по эл. почте лицам, участвующим в согласовании. Выделенное время на согласование спецификаций внутри компании заранее согласовать и прописать в процедуре.

Естественно, все это предварительно согласовать с руководством. В любом случае, процедуру заказа надо менять в сторону автоматизации. Руководству тоже не в кайф просматривать кучу ваших спецификаций, пойдет навстречу.

"в одной из крупнейших компаний"? и "Работаю один, Специальных программ не имею" ? как-то не вяжется, что у крупнейшей компании нет даже 1С. Хотя бывает, факт.

P.S. все вышеозвученное ИМХО.

xatabbich
Новичок
Новичок
Сообщений: 1
Зарегистрирован: 02 янв 2012 15:32
Имя: Александр
Фамилия: Петелько
Должность: манагер

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение xatabbich » 02 янв 2012 16:12

Здравствуйте.
вам поможет 1С.
1) Бланк спецификаций прикрепляется к документам заказов или любому другому как форма печати.
2) Заводить в 1С позиции руками не нужно. Вы сказали, что они у вас есть в экселе. Значит подредактируйте этот список и пусть программист его перенесет в 1С автоматически.

Аватар пользователя
German_Ujkov

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение German_Ujkov » 15 фев 2012 13:26

Здравствуйте. На мой взгляд проще справится с большим объемом закупок при помощи специализированных систем, благо на рынке их много. Мы заказали систему в CognitiveLot. Цена и качество на достойном уровне.

absolutkrin
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 60
Зарегистрирован: 26 янв 2018 08:43
Имя: Екатерина
Фамилия: Ширвель
Должность: Администратор

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение absolutkrin » 26 янв 2018 18:30

Есть новый универсальный проект автоматизированный ресурс по закупкам www.collider.by

absolutkrin
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 60
Зарегистрирован: 26 янв 2018 08:43
Имя: Екатерина
Фамилия: Ширвель
Должность: Администратор

Re: как справить с большим объемом закупок

Сообщение absolutkrin » 26 янв 2018 18:48

Есть новый универсальный проект автоматизированный ресурс по закупкам www.collider.by


Вернуться в «Отдел закупок, организация, руководство, мотивация»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 1 гость