Функциональное деление в отделе закупок

Планирование, нормирование, контроль и мотивация.
Форум для руководителей и тех кто планирует ими стать.
Аватар пользователя
Romas

Сообщение Romas » 07 авг 2009 20:24

«Коммерсанты» ищут клиентов и продают товар, а «Сопровождение продаж» организует необходимый документооборот и отгрузку/поставку заказ


Это отделы продаж (у них есть разновидности) и отдел по работе с клиентами.

В нашем случае - "чистые" переговорщики не смогут выбивать хорошие условия. Это можно сделать, только зная тему - в т.ч. реальную практику сотрудничества с данным поставщиком. Где он был хорошим, где плохим.
Как продать свое предложение, на чем акценты расставить, где копать, где не копать. Причем часто это надо делать прямо по ходу переговоров - собеседник ведь не молчит, а тоже о что-то лепит в ответ.

Бюрократы - просто секретари.

Можно разделить на "закупщиков" и "снабженцев". Но это не самый хороший вариант (см. о переговорщиках).

Была у меня мысль - поделить людей на тройки - главный занимается дорогими вспомогательными (не зависящими от плана производства)закупками и закупками сырья с упаковкой (поиск, выбор, оценка, оптимизация, решение текущих проблем), ему подчиняется спец по управлению запасами (расчет заказа) и закупщик недорогих ненормируемых (не зависящих от плана производства) материалов. Пока не уверен, что сработает, да и под новую структуру людей надо иметь соответствующих. Нельзя построить команду из одних полузащитников. Но пока и не отказался окончательно. Посмотрю.

Да че Вы спрашиваете вообще - делайте епт. Мнения Вам не нужны, если разбираетесь в деле.

Реклама
Аватар пользователя
Romas

Сообщение Romas » 08 авг 2009 16:45

Сибиряк_из_Казани писал(а):Для того что бы получить информацию по возможно уже где-то/у кого-то имеющемуся опыты реализации и функционированию подобной структуры. Зачем придумывать свой велосипед, нужно совершенствовать уже изобретенный.


Нет велосипеда. У каждой компании есть свои отличия в процессах. И отделы построены по разному. Под людей надо строить, мне кажется. Чтобы в новой структуре, если она нужна, хотя бы процентов 60 сотрудников выполняли ту работу, к которой склонны. Иначе залет будет - пока новых наберете и научите, работа завалится.

Можно выбрать структуру, как у других, и до её внедрения набрать новых людей. Но это болезненный процесс. Тем более сейчас.

Аватар пользователя
AlexandrStar
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 172
Зарегистрирован: 29 сен 2008 03:00
Имя: Александр
Фамилия: Старовойтов
Должность: Начальник ОМТС
Откуда: Минск, Беларусь

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение AlexandrStar » 10 авг 2009 08:12

Сибиряк_из_Казани писал(а):...на сколько будет эффективно разделить сотрудников отдела по четкому функционалу...

У нас на практике оправдало себя пока одно разделение - в группе снабжения из 5-7 ми человек выделили экономиста, работающего исключительно "на документах" (договора, доп. соглашения, протоколы цен, служебные документы,. и переписка).
Остальные опыты продолжаются...
Результатов однозначных пока нет...
Все происходящее закономерно

suhar
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 30
Зарегистрирован: 11 апр 2008 03:00

Сообщение suhar » 10 авг 2009 16:51

1 человек занимается планированием и рассчётами . Остальные ведут своои темы.

Аватар пользователя
AlexandrStar
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 172
Зарегистрирован: 29 сен 2008 03:00
Имя: Александр
Фамилия: Старовойтов
Должность: Начальник ОМТС
Откуда: Минск, Беларусь

Сообщение AlexandrStar » 10 авг 2009 17:45

Действительный интерес представляют действующие практические модели.
Предлагаю максимально конкретизировать обязанности и функции.
Все происходящее закономерно

Аватар пользователя
AlexandrStar
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 172
Зарегистрирован: 29 сен 2008 03:00
Имя: Александр
Фамилия: Старовойтов
Должность: Начальник ОМТС
Откуда: Минск, Беларусь

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение AlexandrStar » 10 авг 2009 17:54

Дополняю.

AlexandrStar писал(а):... в группе снабжения из 5-7 ми человек выделили экономиста, работающего исключительно "на документах" (договора, доп. соглашения, протоколы цен, служебные документы...


Номенклатура поставляемых позиций - от 150 до 300 на одного человека.
Количество поставщиков - от 15 до 20 на человека.
Все происходящее закономерно

Аватар пользователя
nickm

Сообщение nickm » 10 авг 2009 18:30

Наверное не совсем так....
В отделе закупок - сидят прежде всего закупщики, но вот кто, у кого и что закупает - другое дело. Кому то проще с итальянцами, кому то с немцами, кому то с соотечественниками - я думаю так. Лучше чтобы одну тему по закупке вел один человек, а то потом концов не найдете. :smu:sche_nie:

komok
Коллега
Коллега
Сообщений: 12
Зарегистрирован: 25 авг 2009 03:00

Сообщение komok » 28 авг 2009 15:54

Не смотря на разные вроде как с первого взгляда компании и их устройства, реально продуктивных методов простоения службы закупок не так много. Сначала надо прописать все задачи, которые этот отдел должен решать и соответстующие функциии, потом посмотреть, чем они реально занимаются и потом распределить уже все функции по отделам, в том числе и другим и по людям, так, чтобы была однозначно понятна ответственность и у сотрудника не было возможности отмазаться, сославшись на ужасную занятость и кучу текучки. Как показывает практика, многим удобно прятаться за текучку, и решение мелочных задач, не выполняя при этом (или не качественно выполняя) свои основные задачи и получая при этом еще и не малую ЗП за "вроде как решение" этих задач.

Аватар пользователя
АлександрC

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение АлександрC » 11 фев 2010 14:50

Коллеги, а ведь у меня таки родилось решение по данному вопросу.
Схема предполагается такая:
Закупаемые ТМЦ условно делятся на 2 группы.
Одна группа это ТМЦ по которым существует один (максимум два) поставщик. Данная группа не требует проработки рынка. Закупка осуществляется технически, здесь нужны люди с более аналитическим складом сознания.
Вторая группа - группа ТМЦ по которым существует множество поставщиков и альтернатив на рынке. Это требует глубокой и широкой проработки рынка, разъездной работы и т.п.Тут нужны "цыгане", "торгаши".
Это дает высокий уровень маневренности с персоналом в зависимости от задач компании.
Ваше мнение?

Аватар пользователя
lazy
Гуру
Гуру
Сообщений: 1239
Зарегистрирован: 25 мар 2009 03:00
Имя: lazy
Фамилия: lazy
Должность: procurement manager
Откуда: Ростов-на-Дону

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение lazy » 11 фев 2010 15:12

АлександрC писал(а): Коллеги, а ведь у меня таки родилось решение по данному вопросу
Это решение применяют все кому ни лень:) Ну, производственники-то точно:) Только делят не по группам ТМЦ.
АлександрC писал(а):Одна группа это ТМЦ по которым существует один (максимум два) поставщик. Данная группа не требует проработки рынка. Закупка осуществляется технически, здесь нужны люди с более аналитическим складом сознания
MRP. Оперативка. Повседневка.
АлександрC писал(а):Вторая группа - группа ТМЦ по которым существует множество поставщиков и альтернатив на рынке. Это требует глубокой и широкой проработки рынка, разъездной работы и т.п.Тут нужны "цыгане", "торгаши"
Стратеги. Найти-вырастить поставщика.
Перед началом рабочей недели помните: лучше всех в колхозе работала лошадь. Но, тем не менее, председателем она так и не стала.

Аватар пользователя
sf13

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение sf13 » 11 фев 2010 15:51

АлександрC писал(а):Коллеги, а ведь у меня таки родилось решение по данному вопросу.
Схема предполагается такая:
Закупаемые ТМЦ условно делятся на 2 группы.
Одна группа это ТМЦ по которым существует один (максимум два) поставщик. Данная группа не требует проработки рынка. Закупка осуществляется технически, здесь нужны люди с более аналитическим складом сознания.
Вторая группа - группа ТМЦ по которым существует множество поставщиков и альтернатив на рынке. Это требует глубокой и широкой проработки рынка, разъездной работы и т.п.Тут нужны "цыгане", "торгаши".
Это дает высокий уровень маневренности с персоналом в зависимости от задач компании.
Ваше мнение?


По первой группе лучше,чем lazy, не ответишь.

По второй - может быть и стратеги, "взращивающие" поставщика, но может быть и более прозаично: выбор из альтернатив.
И тогда как раз для второй группы нужны люди с более аналитическим складом, ибо вариантов [цена - стоимость доставки - срок поставки - условия оплаты - достаточность у поставщика на наш заказ - оборачиваемость конкретного товара - наценка по товару] будет гораздо больше. Оптимальный выбор труднее. Если они при этом ещё и "цыгане" - это плюс (в ряде случаев необходимый, но и, вместе с тем, опасный).

Можно, однако, "цыган" отделить от денег (антикоррупционная схема).
Их задача - выторговать цену и условия и выдать весь возможный список закупщикам-аналитикам.
Таким образом, давать откат "цыганам" поставщик не будет, ибо они не заказывают.
Закупщикам-аналитикам давать откат поставщик не будет, ибо они не торгуются.
Встречался с вариантом, когда "цыганит" коммерческий директор, а закупщики работают с поставщиками уже только организационно, на уже "выцыганенных" условиях.

Встречал также увлекающихся "торгашей" (без аналитического склада), выторговывающих с замечательной скидкой закупку в размере контейнера вместо паллеты, который (контейнер) потом за год продажи сначала съедал всю замечательно выторгованную прибыль, а под конец в итоге приносил прямые убытки.

Аватар пользователя
АлександрC

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение АлександрC » 11 фев 2010 16:01

lazy писал(а):
АлександрC писал(а): Коллеги, а ведь у меня таки родилось решение по данному вопросу
Это решение применяют все кому ни лень:) Ну, производственники-то точно:) Только делят не по группам ТМЦ.
АлександрC писал(а):Одна группа это ТМЦ по которым существует один (максимум два) поставщик. Данная группа не требует проработки рынка. Закупка осуществляется технически, здесь нужны люди с более аналитическим складом сознания
MRP. Оперативка. Повседневка.
АлександрC писал(а):Вторая группа - группа ТМЦ по которым существует множество поставщиков и альтернатив на рынке. Это требует глубокой и широкой проработки рынка, разъездной работы и т.п.Тут нужны "цыгане", "торгаши"
Стратеги. Найти-вырастить поставщика.


Это и имелось в виду.
При этом абсолютно убежден и согласен, что схема будет наиболее эффективна если функционал будет именно разграничен по принципу "одни торгуются - другие закупают".

Ярославна
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 27
Зарегистрирован: 30 янв 2010 20:52
Имя: Елена
Фамилия: Сухарева
Должность: начальник отдела закупок

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение Ярославна » 11 фев 2010 17:02

Из опыта работы со своей командой закупщиков (закупаем лакокраску и другие отделочные материалы) могу сказать следующее. Как бы Вы (руководитель) не хотели, что бойцы были универсальными- и условия оптимальные от поставщика выбивали, и заказы вовремя отправляли, и рынок успевали бы отслеживать- на практике это не работает. Если человек по натуре ответственный,вдумчивый, но... как бы это сказать... "сидячий", на подъем трудный- с места его не сдвинешь, и только из-под палки поиском новых поставщиков и условий заниматься заставишь. Результат- сами понимаете какой будет. Я и финансово пыталась таких ребят мотивировать- не помогает. Поэтому они заказами занимаются, анализом продаж и т.п. Разделение- по поставщикам. В компетенцию аналитиков входят также первоначальные переговоры с поставщиками, если поставщики на нас сами выходят. А переговорами по поводу цен, кредитов и других ключевых условий занимается руководитель. Иногда вице- президент или президент подключаются, если совсем "тугой" поставщик.

Один момент, когда закупщику- "оперативщику" все-таки приходится проявлять переговорные навыки и таланты- вопрос рекламаций к поставщику или транспортной. Тут, если оперативно претензию не отправишь, а потом еще не убедишь другую сторону в своей правоте,можно и не получить возмещения ущерба. Поэтому вопросами рекламации занимаются те специалисты, которые ведут данного поставщика.

Аватар пользователя
АлександрC

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение АлександрC » 12 фев 2010 22:33

100% поддерживаю высказывание Ярославны.
Единственное, хотел добавить к предыдущему своему сообщению, что деление по функционалу не имеет общего с делением по группам ТМЦ (как писал lazy). В одной группе ТМЦ могут быть поставщики абсолютно разного ранга положения на рынке. В моей идее нужно формировать группы ТМЦ по рангу поставщика и наличия альтернатив по данному ТМЦ.

Anatoly
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 405
Зарегистрирован: 09 окт 2006 03:00

Re: Функциональное деление в отделе закупок

Сообщение Anatoly » 13 фев 2010 12:07

Разделял Поставщиков по срокам поставки товаров. У кого плохо с аналитикой, те закупают товар(сырье), которое есть в изобилии в регионе. Таким людям, даже кладовщики могут напомнить когда и что купить)) Быть в рынке должны все закупщики. Где большие объемы закупок(по деньгам) на переговоры с руководством.


Вернуться в «Отдел закупок, организация, руководство, мотивация»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 0 гостей