задачи отдела снабжения на производстве

Планирование, нормирование, контроль и мотивация.
Форум для руководителей и тех кто планирует ими стать.
Аватар пользователя
xasy

задачи отдела снабжения на производстве

Сообщение xasy » 12 мар 2009 06:29

Несколько лет отработала на закупе в оптово-розничных организациях, решила попробовать себя в производстве и столкнулась с тем, что работа кардинально отличается.

Кроме основного: план реализации-план производства-план обеспечения материалами, где все понятно, что и когда нужно поставить, существуют дополнительные заявки от разных служб.

Например, "полетел" подшипник, станок встал. Достать нужно срочно и причем по "безналу". Как обычно существует проблема в финансах. И эту проблему перекладывают на ОМТС. Производство сделало заявку и вопрос с себя сняли, а ты крутись как хочешь.

Некоторые счета лежат на оплатах по пол-года или даже год, периодически этот материал опять нужен, обновляем счета и т.д. Но когда вдруг по какому-либо счету решили оплатить, мне сначала приходится заключать договор, т.к. без договора не платим, начинают выговаривать, почему я раньше не приобрела такой нужный материал, не заключила раньше договор и т.д. Вообщем снабжение виновато во всех грехах.

Хотелось бы услышать, как правильно выстроить работу отдела снабжения, кто за что должен отвечать.

Реклама
Аватар пользователя
branko
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 57
Зарегистрирован: 17 апр 2008 03:00

Сообщение branko » 12 мар 2009 08:06

с момента получения заявки закупкщик отвечает за все. за стоимость приобретаемого товара, сроки поставки, за подписание договора..
за исключением непосредственно самой оплаты.

по идее, в производственных закупках, кроме всего прочего надо иметь пару-тройку компаний, способных привезти и продать практически все и притом срочно. за разумные деньги (идеальный вариант).

рекомендую свыкнуться с фразой "придется останавливать производство", если она звучит в среднем раз в день - это норма ))

Аватар пользователя
Zerg

Сообщение Zerg » 12 мар 2009 09:31

если без договора нет оплаты, то необходимо заранее иметь уже заключенные договора с компаниями, продающими используемое у вас оборудование и сырье.
на расходники нужно иметь страховой запас. по списку, согласованному с руководителем производства. выписав счет по этому списку и отдав на оплату, вы грех с себя снимаете :)

Аватар пользователя
Romas

Re: задачи отдела снабжения на производстве

Сообщение Romas » 12 мар 2009 10:42

xasy писал(а):Хотелось бы услышать, как правильно выстроить работу отдела снабжения, кто за что должен отвечать.


Надо бы понять функции отдела.

Аватар пользователя
xasy

Сообщение xasy » 12 мар 2009 11:03

Все не так просто, на основные материалы договора конечно же есть, на сопутствующие все договора зараннее не составишь, потому что не знаешь, что надо будет закупить. Работаю по факту - сломалась запчасть - ищу, где взять.

За оплату тоже я отвечаю, потому что нужно доказывать, что именно на это нужно деньги. Не докажешь - будешь виноват. Здесь дело-то как раз и состоит в распределение первоочередности заявок, а я, как снабженец, не могу знать всех производственных ньюансов: без чего нельзя обойтись, а без чего можно. А у производства при срыве ответ один- не было того-то.

Мне вот и хотелось знать, как на других предприятиях построено это взаимодействие. По логике, каждая служба должна составлять заявки зараннее, как-то проставлять сроки, объяснять чем чревато и т.д

Аватар пользователя
xasy

Сообщение xasy » 12 мар 2009 11:14

Предприятие наше не очень крупное, весь отдел снабжения состоит из меня одной, интересует взаимоотношения именно с другими службами.

Существует одна очень хорошая система, Система Менеджмента Качества, где эти процессы все прописаны(на каждом предприятии свои), я чем-то подобным и прошу поделиться.

Как-то один мой коллега сказал такую фразу: снабжение на производстве - это как помойная яма, никогда не будешь чистым.

Аватар пользователя
Zerg

Сообщение Zerg » 12 мар 2009 11:37

xasy писал(а):Все не так просто, на основные материалы договора конечно же есть, на сопутствующие все договора зараннее не составишь, потому что не знаешь, что надо будет закупить. Работаю по факту - сломалась запчасть - ищу, где взять.

За оплату тоже я отвечаю, потому что нужно доказывать, что именно на это нужно деньги. Не докажешь - будешь виноват. Здесь дело-то как раз и состоит в распределение первоочередности заявок, а я, как снабженец, не могу знать всех производственных ньюансов: без чего нельзя обойтись, а без чего можно. А у производства при срыве ответ один- не было того-то.

Мне вот и хотелось знать, как на других предприятиях построено это взаимодействие. По логике, каждая служба должна составлять заявки зараннее, как-то проставлять сроки, объяснять чем чревато и т.д


как снабженец, Вы обязаны разбираться в производственных нюансах... и претензии к Вам абсолютно справедливы.

Anatoly
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 405
Зарегистрирован: 09 окт 2006 03:00

Сообщение Anatoly » 12 мар 2009 11:46

xasy писал(а):Мне вот и хотелось знать, как на других предприятиях построено это взаимодействие. По логике, каждая служба должна составлять заявки зараннее, как-то проставлять сроки, объяснять чем чревато и т.д


У нас приблизительно построено следующим образом: заявки на запчасти или расходники поступают от соответствующих служб к снабженцу(механики, энергетики, транспортный цех и т.д.) Снабженец находит, подкалывает счета(с комментариями по срокам, наличию и т.д.) к заявкам и несет их в фин отдел. За постоянно расходующимися запчастями или расходниками следят также соответствующие службы и составляют так называемые ежемесячные заявки, а не снабженец. Адекватность цен, условий поставки - воопросы к снабженцу, адекватность необходимости -к авторам заявок.

Аватар пользователя
xasy

Сообщение xasy » 12 мар 2009 11:49

как снабженец, Вы обязаны разбираться в производственных нюансах... и претензии к Вам абсолютно справедливы.


Не совсем согласна, снабженец не может во всем разбираться.
Существуют разные отделы: Конструкторско-технологический, отдел сбыта, производственный и т.д.
Т.е. специалисты, каждый узко-специализированный. Я могу разбираться в основных ньюнсах, но знать, где используется каждая закупаемая мной деталь - это физически невозможно

Аватар пользователя
branko
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 57
Зарегистрирован: 17 апр 2008 03:00

Сообщение branko » 12 мар 2009 12:30

xasy писал(а):
как снабженец, Вы обязаны разбираться в производственных нюансах... и претензии к Вам абсолютно справедливы.


Не совсем согласна, снабженец не может во всем разбираться.
Существуют разные отделы: Конструкторско-технологический, отдел сбыта, производственный и т.д.
Т.е. специалисты, каждый узко-специализированный. Я могу разбираться в основных ньюнсах, но знать, где используется каждая закупаемая мной деталь - это физически невозможно


..и не нужно.
вообще приоритеты по оплате заявок вы не должны проставлять.
Как пример,
приоритетность может заключаться в максимальном сроке поставки, который должен на заявке указывать заказчик.
Чем ближе конец отведенного срока тем важнее счет.

Anatoly
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 405
Зарегистрирован: 09 окт 2006 03:00

Сообщение Anatoly » 12 мар 2009 12:31

Zerg писал(а):как снабженец, Вы обязаны разбираться в производственных нюансах... и претензии к Вам абсолютно справедливы.


Не согласен, на мой взгляд снабженец, занимающийся основным сырьем не должен вообще заниматься техническими закупками, кто занимается техническими тоже не обязан во всех нюансах оборудования разбираться, желательно - это да. Универсализм хорошо, но необходимо вовремя выполнять свои задачи.

Ekaterina Matseva
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 19
Зарегистрирован: 11 июл 2007 03:00

Re: задачи отдела снабжения на производстве

Сообщение Ekaterina Matseva » 12 мар 2009 12:48

xasy писал(а):Несколько лет отработала на закупе в оптово-розничных организациях, решила попробовать себя в производстве и столкнулась с тем, что работа кардинально отличается.

Кроме основного: план реализации-план производства-план обеспечения материалами, где все понятно, что и когда нужно поставить, существуют дополнительные заявки от разных служб.

Например, "полетел" подшипник, станок встал. Достать нужно срочно и причем по "безналу". Как обычно существует проблема в финансах. И эту проблему перекладывают на ОМТС. Производство сделало заявку и вопрос с себя сняли, а ты крутись как хочешь.

Некоторые счета лежат на оплатах по пол-года или даже год, периодически этот материал опять нужен, обновляем счета и т.д. Но когда вдруг по какому-либо счету решили оплатить, мне сначала приходится заключать договор, т.к. без договора не платим, начинают выговаривать, почему я раньше не приобрела такой нужный материал, не заключила раньше договор и т.д. Вообщем снабжение виновато во всех грехах.

Хотелось бы услышать, как правильно выстроить работу отдела снабжения, кто за что должен отвечать.



Дорогая, xasy!
Так как я работала на большом производстве в отделе закупок (4 человека, включая меня), могу сказать следующее.

Составте один типовой договор на оказание разовый услуг (будь то продажа, ремонт или что еще может Вам понадобиться), по моему опыту понадобиться может все что угодно и в кратчайшие сроки, т.е. ВЧЕРА :lol:

Так же необходим долгосрочный договор где будет все расписано до мелочей (если хотите, позже стукните в личку могу посоветовать точные формулировки некоторых пунктов)

А вообще, у нас дело обстоит так:

Сидишь ты спокойно на своем рабочем месте и в спокойной обстановке общаешься с поставщиком по заранее сделаному заказу от производста на поставку, предположим полотенец и порошков для уборки... как вдруг... с пеной у рта к тебе прискакал инженер с криком, все.. пи.... нам кобз.. и прочее (не для женских ушек так скажем)...

спокойно человек говорить отказывается и ты тихо говоришь - где заявка !
срочная, так и пиши срочная, нужно тогда-то!
как только заявка есть, пишешь, так мол и так (это если договора с поставщиком нет) на выполнение необходимо месяц - подготовка договора, подписание договора, заказ, получение заказа.

и с такими документами прямо к директору, мол, либо нал, либо вы босс, помоги плз (они это любят, только злоупотреблять незя, ато и попросят с конторы за некомпетентность)

это самое простое решение

P.S. "есть еще одно, найди контору согласную продавать тебе то что тебе надо (т.е. контору которая буить все закупать там где ты скажешь и перепродовать тебе), это тоже не плохой вариант"

Anatoly
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 405
Зарегистрирован: 09 окт 2006 03:00

Сообщение Anatoly » 12 мар 2009 12:48

branko писал(а):..и не нужно.
вообще приоритеты по оплате заявок вы не должны проставлять.
Как пример,
приоритетность может заключаться в максимальном сроке поставки, который должен на заявке указывать заказчик.
Чем ближе конец отведенного срока тем важнее счет.


Как это не должны?) Если по предоплате и с большим сроком поставки? Если запчасть у Поставщика стоит на резерве для Вас несколько дней? ...залеты гарантированы:)

Аватар пользователя
Romas

Сообщение Romas » 12 мар 2009 12:53

Правильно ли я понял ситуацию:
1 Прямые материалы - все Ок
2 Непрямые:
- даже отдел производства не знает, какие детали ломаются чаще других, какие редко, но могут остановить важный узел и т.д.
- приоритетов по важности деталей нет ни у снабжения, ни у производства
- подходы к закупкам разных групп з/частей не выработаны
- заявка в снабжение поступает уже утвержденной всеми, кем надо
- производству сроки поставки неизвестны, поэтому иногда заявки делаются слишком поздно
- неизвестно, для чего заказывается деталь: для запаса, или для срочной замены, поэтому приоритеты в работе расставить нельзя
- история закупок (поставщик, цена, дата, кол-во) отсутствует полностью
- на каждую поставку требуется подписание отдельного договора

Аватар пользователя
xasy

Сообщение xasy » 12 мар 2009 13:06

P.S. "есть еще одно, найди контору согласную продавать тебе то что тебе надо (т.е. контору которая буить все закупать там где ты скажешь и перепродовать тебе), это тоже не плохой вариант"


Не плохой, но не пройдет. Потому что: во-первых цена, во-вторых, если бы я сама знала зараннее, что,где закупать...
в третьих - как раз за это и можно полететь с работы.

Аватар пользователя
Romas

Re: задачи отдела снабжения на производстве

Сообщение Romas » 12 мар 2009 13:08

Ekaterina Matseva писал(а):P.S. "есть еще одно, найди контору согласную продавать тебе то что тебе надо (т.е. контору которая буить все закупать там где ты скажешь и перепродовать тебе), это тоже не плохой вариант"


КАК ЭТО ??? КОМПАНИЯ ДОЛЖНА ПЛАТИТЬ КОМУ-ТО ЗА НЕКОМПЕТЕНТНОСТЬ ЗАКУПЩИКОВ ??

У нас в свое время тоже были такие. Покупали метлы "с белой ручкой и белой щеткой", "красной ручкой и красной щеткой", ведра с отжимами разноцветные (строго по цветам производственных зон!), 5м железнодорожной рельсы и прочие ценности.

Anatoly
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 405
Зарегистрирован: 09 окт 2006 03:00

Re: задачи отдела снабжения на производстве

Сообщение Anatoly » 12 мар 2009 13:28

Ekaterina Matseva писал(а):
А вообще, у нас дело обстоит так:

Сидишь ты спокойно на своем рабочем месте и в спокойной обстановке общаешься с поставщиком по заранее сделаному заказу от производста на поставку, предположим полотенец и порошков для уборки... как вдруг... с пеной у рта к тебе прискакал инженер с криком, все.. пи.... нам кобз.. и прочее (не для женских ушек так скажем)...

спокойно человек говорить отказывается и ты тихо говоришь - где заявка !
срочная, так и пиши срочная, нужно тогда-то!
как только заявка есть, пишешь, так мол и так (это если договора с поставщиком нет) на выполнение необходимо месяц - подготовка договора, подписание договора, заказ, получение заказа.

и с такими документами прямо к директору, мол, либо нал, либо вы босс, помоги плз (они это любят, только злоупотреблять незя, ато и попросят с конторы за некомпетентность)

это самое простое решение

Ну просто это не срочная заявка))) У нас когда срочно, то кричать не будут, а секретарша позвонит и спросит ласково действующий ли у тебя шенген)) ответив утвердительно, узнаешь, что тебе завтра вылетать и нужно договориться с поставщиком сегодня)) при желании еще можно и контракт в самолете наваять)))

Аватар пользователя
Romas

Сообщение Romas » 12 мар 2009 13:36

xasy писал(а):
P.S. "есть еще одно, найди контору согласную продавать тебе то что тебе надо (т.е. контору которая буить все закупать там где ты скажешь и перепродовать тебе), это тоже не плохой вариант"


Не плохой, но не пройдет. Потому что: во-первых цена, во-вторых, если бы я сама знала зараннее, что,где закупать...
в третьих - как раз за это и можно полететь с работы.


xasy, цена - Ваша забота. Если Вы можете купить в срок только по такой цене и только у перекупщика, научитесь это отстаивать.

С Вашей работы гораздо быстрее можно полететь за то, что Вы оказываетесь виноватой в невыполнении заявок. Вы же резкая женщина :) - найдите жесткие аргументы в свою пользу. Сотрудники маленьких предприятий не сильны в спорах, особенно жестких, они будут психовать или пасовать, а Вы прослывете человеком, на которого "где сядешь, там и слезешь". При разумном применении такого подхода, вскоре большинство вопросов по несвоевременным поставкам будут задавать не Вам, а сразу производству - "почему поздно заявку сделали?, почему у слесарей детали на замену нет?" и т.д. Это будет хороший момент для расширения полномочий снабжения с целью улучшения процесса, доп. набора сотрудников и Вашего роста.
Если будете думать в первую очередь о компании и других отделах, на Вас постоянно будут вешать проблемы, и в конце концов съедят. А может, возьмут кого-то еще со стороны типа Вашим начальником.

Аватар пользователя
Zerg

Сообщение Zerg » 12 мар 2009 13:58

Romas писал(а):
Если будете думать в первую очередь о компании и других отделах, на Вас постоянно будут вешать проблемы, и в конце концов съедят.


вот она, истина.

Аватар пользователя
branko
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 57
Зарегистрирован: 17 апр 2008 03:00

Сообщение branko » 12 мар 2009 14:00

Anatoly писал(а):
branko писал(а):..и не нужно.
вообще приоритеты по оплате заявок вы не должны проставлять.
Как пример,
приоритетность может заключаться в максимальном сроке поставки, который должен на заявке указывать заказчик.
Чем ближе конец отведенного срока тем важнее счет.


Как это не должны?) Если по предоплате и с большим сроком поставки? Если запчасть у Поставщика стоит на резерве для Вас несколько дней? ...залеты гарантированы:)


Анатолий я согласен, конечно ньюансов может быть море: резерв, сроки поставки и т.д.
но не зная конкретных обстоятельств невозможно дать 100%ный совет.
Потому я и указал свое предложение "как пример".

А насчет того, что закупщик определяет приоритеты в оплате счетов: это уже без пяти минут финансовый директор. имхо

Anatoly
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 405
Зарегистрирован: 09 окт 2006 03:00

Сообщение Anatoly » 12 мар 2009 14:25

branko писал(а):А насчет того, что закупщик определяет приоритеты в оплате счетов: это уже без пяти минут финансовый директор. имхо


Может неправильно понял сразу, имел ввиду не приоритет расставления (хотя при отсутствии оборотки многие начинают расставлять приоритеты по своим счетам, а не по компании в целом). Я имел ввиду лишь указание снабженцем на счете с желаемой датой оплаты для прикрытия так сказать своей точки джи :)

Аватар пользователя
branko
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 57
Зарегистрирован: 17 апр 2008 03:00

Сообщение branko » 12 мар 2009 14:58

"указание снабженцем на счете с желаемой датой оплаты"
вспомнил: именно так у меня это и было на прошлом месте работы))

правда сейчас уже все совершенно по-другому.
более 90% закупок постоплата. Такое положение дел решает множество проблем.

Аватар пользователя
tanich

Сообщение tanich » 12 мар 2009 15:55

xasy, для того, чтобы совершить закупку каких-либо материалов, у вас должен быть на руках соответствующий корректно составленный документ. Действительно, закупщик вовсе не обязан знать, куда необходимо устанавливать те или иные запчасти, потому что у него должна быть эта информация перед глазами. Может, стоит разработать какую-то определенную форму? что, куда, зачем, почему и желаемые сроки исполнения :) это позволит вам самостоятельно расставлять приоритеты. Просто счет на руководство обычно не оказывает желаемого воздействия, не заставляет руку босса подняться и подписать его на оплату - должна быть четкая аргументация: вот заявка - вот счет. Если не удалось оплату за товар выбить вовремя, то тогда товар едет, возможно, по более дорогой цене лежать на склад поставщика с которым Вы работаете с отсрочкой платежа, и правильно будет уже изначально этот вариант представить руководству, т.е. предоставить право выбора.

Аватар пользователя
tanich

Сообщение tanich » 12 мар 2009 16:02

branko писал(а):"указание снабженцем на счете с желаемой датой оплаты"
вспомнил: именно так у меня это и было на прошлом месте работы))

правда сейчас уже все совершенно по-другому.
более 90% закупок постоплата. Такое положение дел решает множество проблем.


это очень красивая ситуация, но вот для небольшого производста, как правило, труднодостижимая :)

Ekaterina Matseva
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 19
Зарегистрирован: 11 июл 2007 03:00

Сообщение Ekaterina Matseva » 12 мар 2009 16:26

это смотря как вы с начальством договоритесь )
мы со своим договорились, они всегда были в курсе, что именно эту вещь, мы купили через эту контору, у тоу конторы вот по такой цене..
и все были довольны...

Аватар пользователя
Роман Бодряков
Авторитет
Авторитет
Сообщений: 5253
Зарегистрирован: 19 апр 2004 03:00
Имя: Роман
Фамилия: Бодряков
Должность: Ген.Директор в кубе - наноолигарх
Откуда: Россия

Сообщение Роман Бодряков » 12 мар 2009 16:26

Коллеги, а может с азов начать.

Сначала составляется спецификация, которая содержит...
Вся номенклатура разделена на группы по...
По каждой группе определены основные поставщики по...
По каждому поставщику установленны сроки ...
Все требования разделены на группы по...

Тут же вопрос системный. Кто когда, куда должен бежать, кто за что отвечает. По сути элементарное наведение порядка в межфункциональном взаимодействии.
Есть такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя! И просят повторить "НА БИС!!!"
Образование круче не у того, кто больше Знает, а у того, кто хоть что-то умеет.

Аватар пользователя
tanich

Сообщение tanich » 12 мар 2009 18:00

Безусловно, без азов никуда, но речь идет, как я понимаю, не о плановом производстве, а о дополнительных заявках, каждая из которых - некий сюрприз для закупщика на настоящий момент. Тут уже сложнее подвести все под какую-то систему - для этого необходимо несколько лет проработать, чтобы "накопить историю", потому что никто больше этого делать не будет, скорее всего и как показывает практика...НО, в своих комментариях я не учитываю обеспечение уборщиц порошками и тряпками, кабинетов новой мебелью и т.п. - для меня это просто непостижимая умом ситуация. Только дополнительные заявки от служб, тесно связанных с производством: конструктора, разработчики, ремонтники и т.п...Один раз наблюдала момент, когда закупщика-производственника распекала дама из другого подразделения за то, что он привез ей не тот стол, который она просила, да еще звучали фразы типа "ты понимаешь, что ты не справился со своей задачей, ты некомпетентен как закупщик"...ужас :evil:

Аватар пользователя
Роман Бодряков
Авторитет
Авторитет
Сообщений: 5253
Зарегистрирован: 19 апр 2004 03:00
Имя: Роман
Фамилия: Бодряков
Должность: Ген.Директор в кубе - наноолигарх
Откуда: Россия

Сообщение Роман Бодряков » 12 мар 2009 18:18

Хороший пример, а вот возник бы этот разговор если бы в отдел закупок передавалась спецификация?
Что заполнил, то и получил, в те сроки которые установленны.

Определенные элементы бюрократии необходимы для работы системы.

Избыточные тормозят ее работу.

Отсутствие - снижает эффективность и разрушает систему.
Есть такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя! И просят повторить "НА БИС!!!"
Образование круче не у того, кто больше Знает, а у того, кто хоть что-то умеет.

Аватар пользователя
xasy

Сообщение xasy » 13 мар 2009 05:56

xasy, цена - Ваша забота. Если Вы можете купить в срок только по такой цене и только у перекупщика, научитесь это отстаивать.

С Вашей работы гораздо быстрее можно полететь за то, что Вы оказываетесь виноватой в невыполнении заявок. Вы же резкая женщина - найдите жесткие аргументы в свою пользу. Сотрудники маленьких предприятий не сильны в спорах, особенно жестких, они будут психовать или пасовать, а Вы прослывете человеком, на которого "где сядешь, там и слезешь". При разумном применении такого подхода, вскоре большинство вопросов по несвоевременным поставкам будут задавать не Вам, а сразу производству - "почему поздно заявку сделали?, почему у слесарей детали на замену нет?" и т.д. Это будет хороший момент для расширения полномочий снабжения с целью улучшения процесса, доп. набора сотрудников и Вашего роста.
Если будете думать в первую очередь о компании и других отделах, на Вас постоянно будут вешать проблемы, и в конце концов съедят. А может, возьмут кого-то еще со стороны типа Вашим начальником


Согласна полностью, здесь больше "человеческий" фактор имеет значение. Хочется как лучше, а получается как всегда.

Спасибо за разъяснение. Вроде все просто, но пока не услышишь со стороны - кубики не сходятся

Аватар пользователя
xasy

Сообщение xasy » 13 мар 2009 06:00

Адекватность цен, условий поставки - воопросы к снабженцу, адекватность необходимости -к авторам заявок.


Это я и хотела знать.


Вернуться в «Отдел закупок, организация, руководство, мотивация»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 1 гость