Регламент взаимодействия отделов

Теория штука хорошая, но на практике иногда бывают ситуации с которыми не справишься, только книжными знаниями. Давайте поможем друг другу и поделимся опытом решения тех или иных практических задач.
samby
Новичок
Новичок
Сообщений: 2
Зарегистрирован: 17 апр 2013 17:37
Имя: Руслан
Фамилия: Рафгатович
Должность: Инженер ПТК

Регламент взаимодействия отделов

Сообщение samby » 17 апр 2013 18:55

Добрый день, Господа! Помогите советами в разработке регламента взаимодействия между отделами.
Суть такова, я работаю отделе закупок в фирме, занимающейся производстом щитовухи. Работают 3 отдела: (КО)коммерческий отдел (поиск новых клиентов, прием заявок, формирование конечных цен, выставление КП заказчику и т. д.), (ТО)технический отдел (расчет оборудования с технической точки зрения на основании сведений, полученных из коммерч. отдела), и (ОЗ)отдел закупок (расчет закупочных цен по расчетам технического отдела, предоставление их в комм. отдел, ну и закуп всего этого добра). Фирме 4 года и до сих пор нет никакаого регламента по взаимодействию. Т. е. никто не знает сколько займет расчет того или иного оборудования. Сколько нужно времени коммерческому отделу для выставления окончательного КП заказчику и т. д. На днях произошул случай, когда в отдел закупок поступил проект, который нужно было выставлять заказчику через 2 часа, хотя все необходимые сведения заказчик предоставил еще неделю назад. Конечно же не успели! Кто виноват? хз! Но виноватыми сделали отдел закупок :co_ol:
Так вот, суть вопроса, подкиньте советов для составления этого регламента, чтоб и свою задницу прикрыть, и в глаза девченкам-коммерсам смотреть не стыдно было! Пойду к директору, пусть внедряет, ибо достала эта херня!

Мои наброски:
1. КО - получает заявку, запрашивает от клиент всю необходимую доккументацию (схемы, спцификации и т. д.), оформляет паспорт заказа и передает его в ТО в течении Х часов;
2. ТО - получает паспорт заказа, проверяет вся ли необходимая информация, для расчета, присутствует, рассчитывает проект, проставляет артикула на импортную продукцию;
2.1 Расчет не сложных проектов (щит этажный, квартирный и т. д.) - рассчитывается Z часов;
2.2 Расчет более сложных пректов (ВРУ и т. д.) - рассчитывается Z+У часов;
2.3 Расчет сложных проектов (щиты автоматизации, шкафы управления коммуникационного оборудования) - рассчитывается Z+Y+N часов;
2.4 Передает расчеты в ОЗ.
3. ОЗ - получает паспорт заказа, номер проекта, проверяет выставленные артикуляры, расчитывает закупочные цены и примерные сроки поставки комплектующих.
3.1 Расчет не сложных проектов - рассчитывается Zi часов;
3.2 Расчет более сложных пректов - рассчитывается Zi+Уi часов;
3.3 Расчет сложных проектов - рассчитывается Zi+Yi+Ni часов;
3.4 Передает расчеты в КО.
4. КО формирует окончателбную стоимость оборудования, выставляет счет или КП клиенту, выставляется на тендере и т. д.


Господа, прошу добавить пункты, которые бы помогли предприятию развиваться и исключить спорные ситуации между отделами.
Спасибо! :dr_ink:

Реклама
Аватар пользователя
бора-бора
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 337
Зарегистрирован: 30 ноя 2011 11:27
Имя: Бора
Фамилия: Бора
Должность: би-ай
Откуда: Мозгва

Re: Регламент взаимодействия отделов

Сообщение бора-бора » 24 апр 2013 11:44

samby писал(а):Добрый день, Господа! Помогите советами в разработке регламента взаимодействия между отделами.
... Так вот, суть вопроса, подкиньте советов для составления этого регламента, ..ибо достала эта х@#$%A^!
Руслан,
Подобные задачи решаются обычно не только регламентом, в вашем случае недостает инструментов автоматизации, тайм-менеджмента, управления задачами.

Из того, что вы написали, я понял следующее...
1) необходимо нормирование трудозатрат на подготовку единичных/каскадных/проектных/типовых решений
2) необходимо управление временем, персоналиями, связанными Бизнес-процессами Компании
3) задачи могут быть "в работе", "выполнено частично", "готово", "передано", "получено", когда, от кого, по какой задаче, по какому проекту, по какой служебке... все это и в Ганте, и в таблицах, и в отчетах, и в ветках... и тд и тп

С первым пунктом Вам придется внутри Компании собственными силами системно оценить трудозатраты.
По остальным пунктам... это уже давно решено на десятки уровней/кругов глубже и дальше, чем сейчас нужно Вам. Есть готовые решения на рынке IT.

Лирическое отступление... Внедряю с успехом одно из таких IT решений различным компаниям уже несколько лет: клиенты разные... от мелких с 50 пользователями до компаний с тысячами пользователей, от ипэ до крупных госкомпаний. Грешу конечно и консалтингом в закупе, управлении продажами и SCM... У меня были подобные Вашему случаи в практике консалтинга: электротехническая и комплектующая компании. Кроме регламента потребовался инструмент управления бизнес-задачами... больше всего выиграли топы, ген-дир и собственник, остальные участники получили документированную, организованную и контролируемую среду для Бизнес-процессов, уверенность в завтрашнем дне, подтверждение собственных компетенций, защиту собственной ж*?ы. Если интересно про IT тему, пишите в личку.


Вернуться в «Реальные задачи из жизни»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot], Yandex [Bot] и 0 гостей