Нужен совет новичку

Теория штука хорошая, но на практике иногда бывают ситуации с которыми не справишься, только книжными знаниями. Давайте поможем друг другу и поделимся опытом решения тех или иных практических задач.
sibwes
Новичок
Новичок
Сообщений: 2
Зарегистрирован: 17 янв 2012 19:39
Имя: Nik
Фамилия: Gudkov
Должность: manager

Нужен совет новичку

Сообщение sibwes » 17 янв 2012 20:02

Дорогие друзья!
Нужен Ваш совет совсем ещё новичку.

Волею судеб работаю закупщиком в небольшой клининговой компании.
Есть около 70-ти объектов, каждый месяц менеджеры делают заявку в письменной форме, затем я в Excel переношу эти данные, это отнимает кучу времени сил.
Проблема в следующем:
1) Скажем есть лист №1, в котором расположена номенклатура, затем идет лист 2 с каким-либо объектом и т.д. до 71-го листа. Все эти листы привязаны к листу номер 1, если я скажем меняю цену или добавляю позицию в первом листе, значит она добавляется во все остальные, если возникает необходимость что то изменить то возникают сложности.
К тому же каждый раз распечатывать менеджерам по 3 листа номенклатуры ( а если ещё у менеджера 10-15 объектов) напряжно.

Вопрос:
Может необходимо как-то перестроить саму номенклатуру или скажем сделать один файл с номенклатурой а на каждого менеджера отдельный, чтобы затем все это собирать в один файл и там как-то автоматизировать?

Да и заранее прошу простить за такие детские вопросы, но я гуманитарий, осваивал совсем другую специальность, но пока приходится трудиться в другом деле.

Реклама
grek_evg
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 314
Зарегистрирован: 01 сен 2009 03:00

Re: Нужен совет новичку

Сообщение grek_evg » 18 янв 2012 09:58

Сумбурно как-то написано, не все понятно, ну да ладно.
затем я в Excel переношу эти данные, это отнимает кучу времени сил.
Если занесение данных в Ехсеl занимает много времени, то:
-заявки менеджеры могут присылать по электронной почте, xls-файлом, далее просто копи-паст;
-сделать файл с общим доступом, где менеджеры вносят сами заявки;
- если база есть (1С или что-то другое), заказы можно размещать и обрабатывать в ней.
К тому же каждый раз распечатывать менеджерам по 3 листа номенклатуры ( а если ещё у менеджера 10-15 объектов) напряжно. - опять-таки, электронная почта есть, рассылаете, сами распечатают

71 лист? есть подозрение, что для выполнения данной задачи не требуется на каждый проект заводить отдельный лист. Попробуйте оптимизировать файл. Или макросы попробуйте применить.

А так ход мыслей у вас идет в правильном направлении. гуманитарий - это не диагноз :ps_ih: В закупках кого только нет, ничего страшного не вижу

Аватар пользователя
Галиев Рустам
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 136
Зарегистрирован: 06 дек 2010 19:18
Имя: Рустам
Фамилия: Галиев
Должность: Нет

Re: Нужен совет новичку

Сообщение Галиев Рустам » 18 янв 2012 14:29

В таких вопросах надо вкладывать образчик файла, который нужно оптимизировать.

Аватар пользователя
Роман Бодряков
Авторитет
Авторитет
Сообщений: 5253
Зарегистрирован: 19 апр 2004 03:00
Имя: Роман
Фамилия: Бодряков
Должность: Ген.Директор в кубе - наноолигарх
Откуда: Россия

Re: Нужен совет новичку

Сообщение Роман Бодряков » 19 янв 2012 10:52

Эксель не приспособлен для решения таких задач.

Можно разместить номенклатуру с ценами в отдельном листе
Все проекты добавлять друг за другом в длинную таблицу...
Цены привязать ВПРом
А потом проекты вытягивать сводной таблицей...

Но только администрировать этот файл будет не просто... Каждый лишний пробел будет иметь значение.

Видимо вы подошли к рубежу, когда надо ставить информационную систему
Есть такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя! И просят повторить "НА БИС!!!"
Образование круче не у того, кто больше Знает, а у того, кто хоть что-то умеет.

Аватар пользователя
sarcazo

Re: Нужен совет новичку

Сообщение sarcazo » 19 янв 2012 17:20

странноватый вопрос, отвечу из того как я понял
сделайте прайс - самый настоящий прайс
разбейте номенклатуру по сегментам и сделайте группировку
примерно так:

№пп наименование цена заказ

и скидывайте менегерам по их запросу. они в графе заказ будут ставить количества, а вы просто фильтром сделаете сортировку

в итоге получите те количества, которые нужны всем менегерам

sibwes
Новичок
Новичок
Сообщений: 2
Зарегистрирован: 17 янв 2012 19:39
Имя: Nik
Фамилия: Gudkov
Должность: manager

Re: Нужен совет новичку

Сообщение sibwes » 19 янв 2012 18:04

Всем большое спасибо за ответы.
Многие отправляют в электронной форме, но есть люди которые даже с копиром не могут сладить.
Я вот подумал, а если скоро будет 200 объектов? Их все в Excel одним файлом забивать? Сейчас убрал часть объектов, на склад не закупаю а делаю прямую поставку.

Также спасибо за совет насчёт информационной системы, сейчас руководство планирует взять в штат программиста, т.к. и в бухгалтерии многие процессы требуют автоматизации. Буду завтра ставить вопрос перед руководством.

Наверно я что-то не совсем ясно написал. В общем весь процесс сейчас выглядит так:

1. Менеджер делают заявку на бумажном носителе
2. Я перевожу эти данные в электронный формат
3. затем отсылаю руководителю для коррекции
4. рук-ль отсылает мне обратно откорректированный файл
5. отправляю заявки поставщикам
6. проверяю счёт и подписываю у руководителя.
7. затем ставлю на приход
8. распечатываю заявки и отдаю на склад (который никак не автоматизирован, положил позицию -вычеркнул)
9. затем списываю

Каждый объект имеет свой бюджет, надо как-то сделать, чтобы при превышении бюджета программа подавала какой-то сигнал или просто не давала делать дальнейшие операции, ну и ещё для меня важно чтобы они не забывали указывать месяц на кот делается заказ, это тоже надо в программе делать.

В общем завтра буду мучить директора.
Ещё раз Всем огромное спасибо за советы.


Вернуться в «Реальные задачи из жизни»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 2 гостей