СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Теория штука хорошая, но на практике иногда бывают ситуации с которыми не справишься, только книжными знаниями. Давайте поможем друг другу и поделимся опытом решения тех или иных практических задач.
shial2011@yandex.ru
Коллега
Коллега
Сообщений: 7
Зарегистрирован: 30 июл 2011 21:55
Имя: amushka
Фамилия: shusharina
Должность: руководитель отдела закупок

СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение shial2011@yandex.ru » 30 июл 2011 23:25

доброго времени суток, коллеги!
Работаю в отделе закупок компании, занимающейся строительством коттеджных поселков и последующей сдачей коттеджей в аренду. В данный момент тружусь над написанием регламента закупочной деятельности, так называемой "Политикой закупочной деятельности". Тендеры проводим в основнос в открытой форме в виде открытых запросов предложений. В закупочной документации запрашиваем следующий набор документов:
• Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс (форма №1), отчет о прибылях и убытках (форма №2) за предшествующий год и на последнюю квартальную дату текущего года;
• Налоговая декларация по НДС за предыдущий отчетный период, в копии, заверенной единоличным исполнительным органом и главным бухгалтером.
• Справка ИФНС об отсутствии задолженности по налогам (оригинал) на дату, не позднее 30 дней до даты направления предложения.
• Доверенность на представителя юридического лица, в случае подписания договора не единоличным исполнительным органом.
• Справка о банковских реквизитах за подписью единоличного исполнительного органа и главного бухгалтера (бухгалтера), оригинал.
• Приказ о вступлении в должность единоличного исполнительного органа (копия, заверенная печатью Общества и подписью руководителя и главным бухгалтером)
Копии паспортов единоличного исполнительного органа и главного бухгалтера.
• Справка о штатной численности сотрудников, с указанием количества инженерного состава (ИТР) и рабочих по специальностям, оригинал.
• Справку о выполнении аналогичных по характеру и объему договоров;
• Справку, подтверждающую наличие соответствующих трудовых ресурсов, заверенную подписью уполномоченного лица и печатью организации;
• Копии Свидетельства о допусках СРО, а также иных необходимых лицензий (допусков), соответствующих предмету закупки.
Нотариально заверенные копии документов:
• Устав в действующей редакции с изменениями и дополнениями;
• Свидетельство о государственной регистрации Устава, изменений и/или дополнений (на каждое изменение и/или дополнение)
• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица
• Свидетельство о постановке на налоговый учет
• Выписка из ЕГРЮЛ на дату, не позднее 30 дней до даты предоставления (оригинал или нотариальная копия).
Eсть задача, чтобы наш ответственный сотрудник бухгалтерии (член рабочей группы оценки заявок участников тендера) готовил бухгалтерскую справку, в которой будет содержаться оценка финансового состояни компании-участника тендера . Точно такую же аналитическую справку должны делать сотрудники юридического отдела -анализ уставных документов, выписки из ЕГРЮЛ, правомочность лица, подписывающего заявку и т.д.
ПОМОГИТЕ пожалуйста, с форматов вышеуказанных справок: бухгалтерской и юридической.
С уважением, Анна

Реклама
Аватар пользователя
Роман Бодряков
Авторитет
Авторитет
Сообщений: 5253
Зарегистрирован: 19 апр 2004 03:00
Имя: Роман
Фамилия: Бодряков
Должность: Ген.Директор в кубе - наноолигарх
Откуда: Россия

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение Роман Бодряков » 01 авг 2011 14:06

Не пойму, а зачем нужна еще одна справка?

На основании собраных документов готовится не справка, а решение.
Удовлетворяет, Неудовлетворяет, Удовлетворяет с уточнением..
Есть такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя! И просят повторить "НА БИС!!!"
Образование круче не у того, кто больше Знает, а у того, кто хоть что-то умеет.

shial2011@yandex.ru
Коллега
Коллега
Сообщений: 7
Зарегистрирован: 30 июл 2011 21:55
Имя: amushka
Фамилия: shusharina
Должность: руководитель отдела закупок

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение shial2011@yandex.ru » 01 авг 2011 23:54

Роман, благодарю, что откликнулись на мой вопрос.
Что касается бухгалтерской и юридической справки- таковы требования наших внутренних контролеров, т.е это некое заключение со стороны бухлелтерии и юрид. отдела как и заключение службы безопасности. Считается, что все эти 3 структурных подразделения должны давать свое заключение , что контрагент прозрачен, чист и не убыточен так скажем...

Аватар пользователя
Evgeny.Andreev

Re: Документы для тендера

Сообщение Evgeny.Andreev » 03 авг 2011 11:32

У нас юристы выдают такую справку в форме служебной записки, экономисты и финансисты взяли за основу анализа коэффициент финансовой устойчивости (в справе отражают основные пункты отчетности, обязательства, средства на счетах, основные и т.п.) В принципе хватает...... А с документов мы еще запрашиваем отзывы партнеров участников,

Аватар пользователя
Роман Бодряков
Авторитет
Авторитет
Сообщений: 5253
Зарегистрирован: 19 апр 2004 03:00
Имя: Роман
Фамилия: Бодряков
Должность: Ген.Директор в кубе - наноолигарх
Откуда: Россия

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение Роман Бодряков » 03 авг 2011 13:09

Тут два аспекта.
Вы справку хотите или ответственность за проверку сведений прозрачно распределить?

Если справку, то в свободной форме... и резюме "не возражаем"

Если по уму...

То:
1. Полученные документы
2. Анализ соответствия с требованиями компании
3. Решение. В виде соответствует/не соответствует.
4. Для некритичный несоответствий возможен вариант "соответствует с обременением"

По большому счету от подразделение требуется вынесение решения. На основании чего они его вынесли. Их внутреннее дело.

Нас на выходе интересует дает таможня добро или нет. А таможня сама внутри себя решает как ей реализовать свою ответственность.

Тут все упирается в желание наплодить бумажек, что бы потом стало сложно найти ответственного за решение и снять эту ответственность с себя любимого.

Это не правильно.
Есть такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя! И просят повторить "НА БИС!!!"
Образование круче не у того, кто больше Знает, а у того, кто хоть что-то умеет.

shial2011@yandex.ru
Коллега
Коллега
Сообщений: 7
Зарегистрирован: 30 июл 2011 21:55
Имя: amushka
Фамилия: shusharina
Должность: руководитель отдела закупок

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение shial2011@yandex.ru » 04 авг 2011 19:20

Cпасибо всем кто откликнулся на мою просьбу!
Цель наших контролеров наоборот сводится к тому, чтобы ответственный исполнитель под своим заключением (бухгалтерским/юридическим) сам же себе подписывал приговор. То что в бухгалтерском заключении должна содержаться информация о финансовой стабильности участника тендера -это ясно, у нас сейчас заключения пишутся в свободной форме. Просто хочется получить реально разработанные шаблоны подобных заключений... МОжет кто-то уже изобрел велосипед по этому вопросу....

Аватар пользователя
lazy
Гуру
Гуру
Сообщений: 1239
Зарегистрирован: 25 мар 2009 03:00
Имя: lazy
Фамилия: lazy
Должность: procurement manager
Откуда: Ростов-на-Дону

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение lazy » 05 авг 2011 09:23

По порядку.

Мы говорим о квалификации поставщика. Кстати, только нового? Или любого, который изъявит желание участвовать в тендере?
Квалификация поставщика - это не в политику по закупкам (слишком мелко, Хоботов) - это лучше в процедуру по тендерам запихнуть. Можно еще в процедуре работы с поставщиками отразить. Но не в политике.

Далее: обязательными критериями выбора типа квалификации поставщика (у меня, например, несколько типов квалификации) являются объем, сумма закупки и критичность для бизнеса.
Вы уточните, на какие именно типы закупок этот жуткий пакет док-то требуется? Неужели всех под одну гребенку: и поставщиков гвоздей - и бетона (или что там у вас - я не особо в теме строительства)?

Я с таким док-том вообще ни разу не встречалась:(
Получаю просто аппрувал (по почте) у ответственного лица (утверждено/не утверждено и почему) - и ВСЕ! Это на середнячков. С мелочью вообще этой ерундой не заморачиваюсь - трудозатрат больше.
На ОЧЕНЬ важные стратегические заказы (критичность для бизнеса!) - отчет в специализированных компаниях, платно. Обязательно ассесмент. С поездками, посещениями, встречами и пр.

Видимо, желание спихнуть все возможные риски по заключению договора с новым контрагентом на рядовых испонителей и привело к созданию совершенно (хотела написать ИМХО - но уже не только на мой взгляд, мои коллеги тоже в ужас пришли) нереального и никому на самом деле не нужного списка док-тов:( Вы от чего/кого отгородиться хотите, выставляя такие зверские требования?

Если бы подобный вопрос (в какой форме лепить бумажку??? :zvez_ochki: ) задал специалист - я бы и отвечать не стала.
Вы же, судя по профайлу, начальник, занимаетесь "установлением правил" - значит, Вам под силу установить разумные и работающие эти самые правила.
Удачи!
Перед началом рабочей недели помните: лучше всех в колхозе работала лошадь. Но, тем не менее, председателем она так и не стала.

Аватар пользователя
lazy
Гуру
Гуру
Сообщений: 1239
Зарегистрирован: 25 мар 2009 03:00
Имя: lazy
Фамилия: lazy
Должность: procurement manager
Откуда: Ростов-на-Дону

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение lazy » 05 авг 2011 09:36

Ну вот еще для примера привожу списки:
1. То, что требуют С НАС (это когда наша компания участвует в тендерах) - это госконтракты.
3.2. К участникам размещения заказа устанавливаются следующие обязательные требования:

3.2.1. соответствие участников размещения заказа требованиям, устанавливаемым в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставки товаров, являющихся предметом Аукциона;
3.2.2. непроведение ликвидации участника размещения заказа - юридического лица и отсутствие решения арбитражного суда о признании участника размещения заказа - юридического лица, индивидуального предпринимателя банкротом и об открытии конкурсного производства;
3.2.3. неприостановление деятельности участника размещения заказа в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, на день подачи заявки на участие в Аукционе;
3.2.4. отсутствие у участника размещения заказа задолженности по начисленным налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджеты любого уровня или государственные внебюджетные фонды за прошедший календарный год, размер которой превышает 25% балансовой стоимости активов участника размещения заказа по данным бухгалтерской отчетности за последний завершенный отчетный период. Участник размещения заказа считается соответствующим установленному требованию, в случае если обжалует наличие указанной задолженности в соответствии с законодательством Российской Федерации и решение по такой жалобе на день рассмотрения заявки на участие в конкурсе или заявки на участие в аукционе не принято.
3.2.5. обладание участниками размещения заказа исключительными правами на объекты интеллектуальной собственности, если в связи с исполнением государственного или муниципального контракта заказчик приобретает права на объекты интеллектуальной собственности, за исключением случаев размещения заказа на создание произведения литературы или искусства (за исключением программ для ЭВМ, баз данных), исполнения, на финансирование проката или показа национального фильма в случаях предусмотренных в разделе 10 настоящей документации об аукционе;
3.2.6. отсутствие в Реестре недобросовестных поставщиков сведений об участнике размещения заказа.


2. То, что требую Я (это когда сумма закупки превышает 100тыс.$)
4.2. К заявке прилагаются следующие документы:
- экземпляры копий документов, определяющих юридический статус, место регистрации и основное место деятельности (Заполните анкету поставщика указанную в Приложении №3)
- копии лицензий, сертификатов на право деятельности, являющейся предметом торгов;
- сведения о контактных лицах Участника, с которыми могут связаться уполномоченные представители заказчика;
- письменная доверенность лицу, подписавшему Конкурсную Заявку, на право принимать обязательства от имени Участника;
- сведения о наличии опыта оказания услуг и выполнения работ, аналогичных по характеру и объему в течение последних 2 лет, а также, если они имеются, буклеты, статьи, отзывы контрагентов, книги и др. документы, подтверждающие опыт Участника и его способность осуществлять деятельность по Договору на высоком организационно - техническом уровне в установленные сроки (Предоставьте, пожалуйста, контактную информацию 2-3 клиентов и 1 бывшего клиента с похожими требованиями (название компании, контактное лицо, номер телефона, электронный адрес)
- дополнительные сведения, представляемые по усмотрению Участника (мы просим, чтобы любая дополнительная информация или альтернативные предложения, которые отличаются от наших требований, были четко выделены в отдельный раздел).

Поверьте, этого вполне достаточно.
Для того, чтобы иметь представление о компании и рассмотреть ее коммерческое предложение!
Ну смысл запрашивать балансы и копии паспортов (!!!!) - если Вы даже не ознакомились с их предложением и не знаете, будете ли работать в дальнейшем! У вас же не госзакупки - у вас нет обязательст производить закупку и победителя.
А вот если предложение компании вас устроит (т.е. на этапе утверждения) - тогда и проводите квалификацию.

Резюмируя:

1. В процедуру по проведению тендеров вносите список док-тов для участия в тендере (список должен быть минимальным, основной упор - на опыт и возможности), отметить, что повторые обращения (по этому же профилю) - освобождаются от предоставления части док-тов. Для этого вполне достаточно того списка, который я выложила.
2. В Процедуру по работе с поставщиками вносите понятие "квалификация поставщика". Указываете градацию по типам в зависимости от суммы, объема и критичности для бизнеса (если хотите - могу прислать свою).
3. Для каждого типа квалификации - свой пакет (разумный!) док-тов: кто и в какой форме утверждает (вот к Вашему вопросу и подобрались:) - не формализируйте сильно. Просто напишите - кому что отправляется и в какой срок они утверждают. Критерии оценки/утверждения. Вот сюда все балансы, справки из налоговой, правоустанавливающие док-ты и пр.
4. В политике по закупкам - отмечаете, что все поставщики должны соответствовать требованиям квалификации, оценки деятельности и пр. - и ссылку на процедуру.

Вот как-то так я себе это все вижу:))))
Перед началом рабочей недели помните: лучше всех в колхозе работала лошадь. Но, тем не менее, председателем она так и не стала.

shial2011@yandex.ru
Коллега
Коллега
Сообщений: 7
Зарегистрирован: 30 июл 2011 21:55
Имя: amushka
Фамилия: shusharina
Должность: руководитель отдела закупок

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение shial2011@yandex.ru » 07 авг 2011 18:41

Уважаемая, lazy!
Благодарю Вас, что откликнулись на мое сообщение и уделили столько времени на ответ… Постараюсь ответить на Ваши вопросы..

По порядку.

Мы говорим о квалификации поставщика. Кстати, только нового? Или любого, который изъявит желание участвовать в тендере?

Любого, кто изъявит желание участвовать в тендере
Вы уточните, на какие именно типы закупок этот жуткий пакет док-то требуется? Неужели всех под одну гребенку: и поставщиков гвоздей - и бетона (или что там у вас - я не особо в теме строительства)?

Проектные работы
• Демонтажные работы
• Строительно-монтажные работы
• благоустройство территории коттеджей


Вы от чего/кого отгородиться хотите, выставляя такие зверские требования?
Требования такие выставлены нашим внутренним департаментом контроля и аудита

Если бы подобный вопрос (в какой форме лепить бумажку??? ) задал специалист - я бы и отвечать не стала.
Вы же, судя по профайлу, начальник, занимаетесь "установлением правил" - значит, Вам под силу установить разумные и работающие эти самые правила.
Политика согласовывается, в том числе и Департаментом контроля и аудита, вот этот документ вводится именно ими….

В Процедуру по работе с поставщиками вносите понятие "квалификация поставщика". Указываете градацию по типам в зависимости от суммы, объема и критичности для бизнеса (если хотите - могу прислать свою).
Пришлите, пожалуйста, было бы интересно взглянуть..на shial2011@yandex.ru

Аватар пользователя
lazy
Гуру
Гуру
Сообщений: 1239
Зарегистрирован: 25 мар 2009 03:00
Имя: lazy
Фамилия: lazy
Должность: procurement manager
Откуда: Ростов-на-Дону

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение lazy » 08 авг 2011 09:00

Ой, давайте без официоза, мы тут запросто на ТЫ все общаемся:))))

• Требования такие выставлены нашим внутренним департаментом контроля и аудита

а у Вас лично есть понимание сути выбора, квалификации и утверждения поставщика? Или Вы с ними согласны? И какова Ваша роль, как начальника ОЗ, в данном процессе?
вот этот документ вводится именно ими….
ну раз они хотят - дак пускай и форму дают. Ну что может быть проще?
Перед началом рабочей недели помните: лучше всех в колхозе работала лошадь. Но, тем не менее, председателем она так и не стала.

shial2011@yandex.ru
Коллега
Коллега
Сообщений: 7
Зарегистрирован: 30 июл 2011 21:55
Имя: amushka
Фамилия: shusharina
Должность: руководитель отдела закупок

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение shial2011@yandex.ru » 08 авг 2011 10:07

Сложно прокомментировать. Позиция , конечно есть, но если вкратце, то к мнению Департамента контроля и аудита в нашей компании прислушиваются....

Аватар пользователя
lazy
Гуру
Гуру
Сообщений: 1239
Зарегистрирован: 25 мар 2009 03:00
Имя: lazy
Фамилия: lazy
Должность: procurement manager
Откуда: Ростов-на-Дону

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение lazy » 08 авг 2011 10:48

Анна,

Вы - начальник ОЗ, и именно ВЫ отвечаете за конечный результат - выбор поставщика, заключение договора, получение товара, выполнение работ/оказание услуг.
Как Вы считаете, требование Ваших коллег в части предоставления совершенно нелепого списка док-тов - приближает Вас к Вашей цели или нет?
Ваши коллеги могут требовать что угодно - хоть дополнительные справки из КВД/ПНД + анализ мочи - но решение, приближают ли их требования к Вашей цели - принимать Вам. И отстаивать свою т.з. перез руководством.

Невозможно отвечать за результат, играя по чужим правилам. Фигня будет:(((

Если Вы, как руководитель направления, отвечающий за конечный результат, считаете, что их требования не лишены здравого смысла (и не важно, прислушиваются к их мнению или нет - важно, будут ли прислушиваться к Вашему при наличии достаточных аргументов) - то оставьте все как есть. Ну хоть форму-то они сами могут сделать? Раз уж она им так нужна? Или им надо - а вы "незнаювкакомформате" должны им угодить?

Попросите ваших коллег пояснить - чем им поможет, к примеру, наличие/отсутствие "копии паспорта главбуха" при рассмотрении коммерческого предложения?
Перед началом рабочей недели помните: лучше всех в колхозе работала лошадь. Но, тем не менее, председателем она так и не стала.

shial2011@yandex.ru
Коллега
Коллега
Сообщений: 7
Зарегистрирован: 30 июл 2011 21:55
Имя: amushka
Фамилия: shusharina
Должность: руководитель отдела закупок

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение shial2011@yandex.ru » 20 авг 2011 19:11

lazy спасибо еще раз за советы!
в итоге обошлись тем, что бухгалтерия в свободной форме пишет свои заключения.

shial2011@yandex.ru
Коллега
Коллега
Сообщений: 7
Зарегистрирован: 30 июл 2011 21:55
Имя: amushka
Фамилия: shusharina
Должность: руководитель отдела закупок

Re: СРОЧНО! Требуется методологическая помощь!

Сообщение shial2011@yandex.ru » 20 авг 2011 19:34

Коллеги,
возник еще один вопрос.
Прошел тендер по выбору компании на ремонтные работы. В открытом запросе предложений мы запрашивали стоимость единичных расценок на ремонтные работы. По результатам выбрали 3-х поставщиков. Но, к сожалению, с одним из поставщиков до сих пор договор не заключен. Второй поставщик по факту работы оказывает не совсем качественно, не соблюдает оговоренными доп.соглашениями сроки и т.д..... Основная нагрузка лежит на 3 -м поставщике. Решили разместить еще одну закупку по выбору дополнительного поставщика на ремонтные работы. Т.к. пока расторгать договоры с выбранными поставщика мы не хотим, хочется разместить запрос с нашими минимальными единичными расценками (провести некую процедуру, похожую на аукцион на понижение), т.е. установить предельные минимальные цены на определенный работы и запросить у потенциальных поставщиков их цены по этим самым единичным расценкам. Наш действующий регламент не прописывает подобные процедуры. Мы хотим провести дополнительную закупочную процедуру к уже прошедшей и выбрать поставщика, вдобавок к уже имеющемуся. Вопрос- в виде какого способа закупки проводить данную процедуру, как ее назвать- запрос цен? или же как-то иначе? И что делать в нашем случае. когда регламент не прописывает подобные случаи? не будет ли это нарушением и отклонением от регламента?


Вернуться в «Реальные задачи из жизни»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 0 гостей