Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Обсуждение вопросов по использованию Excel, Access и других программ оптимизирующих работу закупщика
Аватар пользователя
Lika

Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение Lika » 14 дек 2012 23:08

Добрый день! Нужна помощь.Фирма занимается продажей товаров для офиса (канц, хоз, продукты).База-1С 8.2. Закупками длительное время занимаются сами менеджеры по продажам.Сейчас я немного подключаюсь к этому процессу, хотя ранее в закупках не работала.Есть склад с остатками, но в силу сложившихся обстоятельств закупки для пополнения остатков на склад происходят только на некоторые позиции товаров (самые ходовые, которые есть практически в каждом заказе покупателя); все остальные заказы поставщикам происходят каждый день, но только "под клиента".Т.е. по сути - сначала происходит продажа, потом закупка недостающего товара. В 1С менеджеры создают заказ покупателю, где для себя в комметариях напротив недостающих позиций они указывают, что их нужно заказать. Они знают, что и на когда нужно (в зависимости от того оплатил ли клиент, или у него отсрочка платежа и можно уже делать заказ поставщику, или же им просто нужен счет от поставщика, чтобы зарезервировать у него товар, пока клиент не оплатит и др), поэтому просто присылают мне нужные позиции и их количество, а я их заказываю у поставщика.На данный момент ставится задача автоматизировать этот процесс закупок в 1С. Проблема еще в том, что в базе некорректные остатки, т.е. постоянно нужно узнавать реальный остаток у кладовщиков (это отдельная тема, не буду описывать почему так происходит).Если у кого-то есть хоть какие-то соображения на этот счет, поделитесь, пожалуйста.Заранее спасибо, что уделили внимание.

Реклама
RazVal
Гуру
Гуру
Сообщений: 895
Зарегистрирован: 28 май 2015 17:58
Имя: Валерий
Фамилия: Разгуляев
Должность: эксперт по управлению величиной запасов и оптимизации затрат
Откуда: http://upravlenie-zapasami.ru/

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение RazVal » 15 дек 2012 12:33

Lika писал(а):Нужна помощь...

Смотри вложение.
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.

Аватар пользователя
бора-бора
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 337
Зарегистрирован: 30 ноя 2011 11:27
Имя: Бора
Фамилия: Бора
Должность: би-ай
Откуда: Мозгва

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение бора-бора » 15 дек 2012 22:12

Уважаемая Лика,
Как ни странно, перед Вами поставлена системная задача автоматизации процесса закупок и отображения бизнесс-процессов в учетной системе Компании. Кроме того... есть еще проблема актуальности складских остатков.
Далее...
Lika писал(а):Если у кого-то есть хоть какие-то соображения на этот счет, поделитесь, пожалуйста.Заранее спасибо, что уделили внимание.
За советами Вы попали по адресу, Валера, вот, например, сразу выдал свой "боевой" отчет действий... ему + респект!
... вот только не понятно... что конкретно Вы хотите спросить и есть ли у Вас собственные соображения. ПодЕлитесь? Как ни странно, грамотная формализация задачи и последующая оценка собственных компетенций со ссылкой на источники усиления таковых... сильно упрощает решение различных "запутанных" задач. Ку?

Аватар пользователя
Lika

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение Lika » 16 дек 2012 11:32

бора-бора писал(а):Уважаемая Лика,
... вот только не понятно... что конкретно Вы хотите спросить и есть ли у Вас собственные соображения. ПодЕлитесь? Как ни странно, грамотная формализация задачи и последующая оценка собственных компетенций со ссылкой на источники усиления таковых... сильно упрощает решение различных "запутанных" задач. Ку?

На данный момент, первая задача которая передо мной ставится, это формировать заказы поставщикам по недостающему товару из заказов покупателей, но не с помощью менеджеров по продажам, а самостоятельно пользуясь только 1С. Я думала использовать резервирование товаров в заказе покупателей и отчеты "Анализ доступности товаров на складах" и "Анализ заказов покупателей", пробовать формировать заказы используя колонку "осталось обеспечить", но столкнулась с проблемой, резерв неправильных остатков и запуталась с системой оплаты покупателей (ведь у одних отстрочка платежа, а по вторым, к примеру, как оповестила бухгалтерия, пришла оплата за 5 минут до подписания счетов от поставщиков и отдачи их на оплату, и менеджерам срочно надо чтобы я за эти 5 минут дозаказала еще товар по этим покупателям и обновила счета).

RazVal
Гуру
Гуру
Сообщений: 895
Зарегистрирован: 28 май 2015 17:58
Имя: Валерий
Фамилия: Разгуляев
Должность: эксперт по управлению величиной запасов и оптимизации затрат
Откуда: http://upravlenie-zapasami.ru/

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение RazVal » 16 дек 2012 12:29

Lika писал(а):Я думала использовать резервирование товаров в заказе покупателей и отчеты "Анализ доступности товаров на складах" и "Анализ заказов покупателей", пробовать формировать заказы используя колонку "осталось обеспечить"
Правильно.

Lika писал(а):столкнулась с проблемой, резерв неправильных остатков
С остатками надо в любом случае разбираться - информация о них должна быть корректной однозначно. В принципе, при позаказных закупках, можно отслеживать обеспечение каждого заказа - отдельно, да и хранить на складе также - по принципу динамических "почтовых ящиков".

Lika писал(а):запуталась с системой оплаты покупателей (ведь у одних отсрочка платежа, а по вторым, к примеру, как оповестила бухгалтерия, пришла оплата за 5 минут до подписания счетов от поставщиков и отдачи их на оплату, и менеджерам срочно надо чтобы я за эти 5 минут дозаказала еще товар по этим покупателям и обновила счета).
Надо сделать чтобы в 1С документ оплаты привязывался к заказу. Тогда ты всегда перед закупкой сможешь увидеть все заказы, которые оплатили, но ты ещё под них не сделала заказ - хоть за 5 дней до обновления счёта, хоть за 5 минут. Для отработки случаев отсрочки платежа, нужно создать в 1С новый тип документов - "гарантия оплаты", которые будут создавать и привязывать к своим заказам менеджеры по продажам. Для тебя же они должны расцениваться ровно также, как и оплаты, - необходимостью к заказу. ;)

FiXXXeR
Коллега
Коллега
Сообщений: 8
Зарегистрирован: 22 авг 2008 03:00

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение FiXXXeR » 19 дек 2012 08:09

Лика,
задача поставленная перед Вами - супер! Творите, это же так замечательно!
Проблема "небьющихся" остатков решается просто (хотя мы ее так и не решили уже в течении 1 года):
Надо провести инвентаризацию, с полным запретом движения товара на складе (привлеките Генерального, пусть издаст приказ, бухгалтерия так вообще будет рада лишний раз пересчитать остатки). Проводите инвентаризацию, внесите реальные остатки в 1С. Только надо сразу разделить права и роли в 1С, чтобы шаловливые ручки ничего не испортили.
Еще одна проблема, с которой столкнулся я - это "минусы", т.е. когда все остатки подбиты, инвентаризация проведена, в 1С все внесено и тут на тебе в остатках по складу встречается -5 :ps_ih:
Наш программист так и не смог побороть эту проблему, но я так понимаю все дело в бухгалтере, которая понятия не имеет, как в действительности нашей компании делать списание товаров...

nOXX
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 133
Зарегистрирован: 08 ноя 2011 07:40
Имя: Александр
Фамилия: Пупкин
Должность: руководитель

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение nOXX » 19 дек 2012 08:30

FiXXXeR писал(а):Проблема "небьющихся" остатков решается просто (хотя мы ее так и не решили уже в течении 1 года):

:co_ol: долго думал, читать далее Ваш совет или нет)

А если честно, не те советы мы даем, нужно всего лишь атомизировать процесс закупки, а не автоматизировать.

Sergey
Гуру
Гуру
Сообщений: 1135
Зарегистрирован: 28 май 2015 06:16
Имя: Сергей
Фамилия: Маркин
Должность: ведущий аналитик
Откуда: Москва

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение Sergey » 21 дек 2012 11:00

FiXXXeR писал(а):Надо провести инвентаризацию, с полным запретом движения товара на складе (привлеките Генерального, пусть издаст приказ, бухгалтерия так вообще будет рада лишний раз пересчитать остатки). Проводите инвентаризацию, внесите реальные остатки в 1С. Только надо сразу разделить права и роли в 1С, чтобы шаловливые ручки ничего не испортили. ...
странно что инвентаризация не проводится регулярно - как бы там не возникла более важная задача после проведения инвентаризации :) по физическому поиску товара и несунов

Snezhana
Новичок
Новичок
Сообщений: 1
Зарегистрирован: 26 дек 2012 00:23
Имя: Снежана
Фамилия: Братчик
Должность: руководитель

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение Snezhana » 26 дек 2012 00:33

эта тема сейчас очень актуальна для меня, стоим систему закупок для своей сети магазинов . Использую программу по управлению товарными запасами.
могу поделиться опытом и результатами, если тебе это интересно.

Аватар пользователя
Effgen
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 170
Зарегистрирован: 18 ноя 2008 03:00
Имя: Евгений
Фамилия: ---
Должность: Начальник отдела управления закупками
Откуда: Moscow

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение Effgen » 27 дек 2012 08:54

Коллеги, вопрос не в тему, но в документе RazVal упоминается "квазитранзитная поставка". Яндекс ответа не дал. Что имеется в виду?
Глаголь добро!

RazVal
Гуру
Гуру
Сообщений: 895
Зарегистрирован: 28 май 2015 17:58
Имя: Валерий
Фамилия: Разгуляев
Должность: эксперт по управлению величиной запасов и оптимизации затрат
Откуда: http://upravlenie-zapasami.ru/

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение RazVal » 27 дек 2012 20:05

Effgen писал(а):в документе RazVal упоминается "квазитранзитная поставка". Что имеется в виду?

Транзитная поставка - это схема оптимизации затрат в системе управления товарными запасами распределительного центра благодаря поставкам минуя склад. То есть машина сразу едет от поставщика к клиенту. Но обычно, в машину подсаживается экспедитор компании-дистрибутора, который забирает документы поставщика, чтобы их не увидел клиент, и этот экспедитор везёт подписывать уже свои документы. Кроме этого он будет контролировать разгрузку и приёмку, чтобы понимать, виноват ли поставщик, если клиент чего-то не досчитается. В такой схеме происходит экономия на доставке и погрузке-разгрузке на складе компании-дистрибутора. Именно такую поставку я назвал "квази-транзитной", так как она - не чисто транзитная, и иногда машина заезжает даже на склад, чтобы поменять пакеты документов, а также осуществить визуальный контроль груза без выгрузки и погрузки.

Аватар пользователя
бора-бора
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 337
Зарегистрирован: 30 ноя 2011 11:27
Имя: Бора
Фамилия: Бора
Должность: би-ай
Откуда: Мозгва

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение бора-бора » 28 дек 2012 09:57

Прикольно звучит "квазитранзитная", почти как от Вени Ярофеева: "транс-це-ден-таль-но" :) . Есть нюансы конечно, но в ежедневной логистике никто не заморачивается и такой вид доставки называется намного примитивнее: "переадресовка".

Общий порядок переадресовки грузов и нюансы регулируются статьями Устава автомобильного транспорта. Кроме того, порядок и правила переадресовки могут быть предусмотрены в договоре перевозки. Для Ж/Д есть отдельная песня.

Sergey
Гуру
Гуру
Сообщений: 1135
Зарегистрирован: 28 май 2015 06:16
Имя: Сергей
Фамилия: Маркин
Должность: ведущий аналитик
Откуда: Москва

Re: Нужна помощь в атоматизации процесса закупок.

Сообщение Sergey » 28 дек 2012 11:43

RazVal писал(а):В такой схеме происходит экономия на доставке и погрузке-разгрузке на складе компании-дистрибутора.
но присутствие экспедитора обязательно. ;)


Вернуться в «Программы для закупщиков»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 0 гостей