Инструменты для закупщиков

Обсуждение вопросов по использованию Excel, Access и других программ оптимизирующих работу закупщика
lukinilya
Новичок
Новичок
Сообщений: 4
Зарегистрирован: 23 мар 2012 08:40
Имя: Илья
Фамилия: Лукин
Должность: Управляющий

Инструменты для закупщиков

Сообщение lukinilya » 16 апр 2012 15:21

Здравствуйте, уважаемые форумчане!
Долго изучал форум, но так и не смог окончательно сформировать своего мнения.
Поэтому прошу вашего совета.
Постараюсь поподробнее описать свою ситуацию.
В данный момент у меня в управлении есть небольшой магазин, который занимается розничной продажей запчастей. Количество номенклатурных позиций порядка 9000. Закупки проводятся постоянно. Перебоев с поставками не бывает, хоть каждый день вози. Менеджеры по закупкам опытные люди. Но есть один минус. Так как они не совсем молодые, у них очень тяжело с компьютером. Так они еще и никогда не слышали о методах анализа закупок. Закупки производятся на основе отчета из 1С, в котором есть следующие колонки:
""Наименование""Кол-во проданных товаров за период""Дней продажи""Средняя продажа за 1 день""Остаток на ХХ.ХХ.ХХ"" Необходимый объем закупок""Планируемый объем продаж""
Закупки производятся на основе последней колонки. Ну и плюс на это накладывается экспертная оценка менеджера. Для меня это неприемлемо, и видится это наибольшей проблемой и опасностью.
Сразу оговорюсь, что в закупках я не очень смыслю. Однако с института остались некоторые азы. Мною был проведен АВС и XYZ анализ, на основе которого был выяснено, что товары группы А постоянно отсутствуют. Ну а соответственно В и С происходит затаривание. Образуются неликвиды. Ну и прочие вытекающие из этого проблемы. Так же скачал макросы для экселя. Очень полезная вещь, спасибо. На основе их, как раз таки и был проведен анализ.
Повторюсь, в общем на основе проведенного мною анализа работы всего предприятия, стало понятно, что основным проблемным узлом является отдел снабжения. При разговоре с менеджерами, они не проявили никакой инициативы по автоматизации их "производственного процесса", они считают, что этого вполне достаточно. Соответственно для меня сформировался следующий выход, необходимо сформировать пакет инструментов, который мог бы облегчить и оптимизировать работу этого отдела. Потому что в данный момент я не могу поменять персонал данного отдела, на более квалифицированный.
Теперь мне нужно написать ТЗ для программиста, чтобы он дописал дополнения.
На мой взгляд необходимо в данный отчет добавить: АВС анализ, XYZ анализ, страховой запас, ну и какой-нибудь инструмент по прогнозированию, а лучше два. Так же думаю, что расчет страхового запаса, должен производиться с поправкой на коэффициент сезонности.
Чтобы именно после этого менеджеры смогли накладывать свою экспертную оценку. А вообще по хорошему, я хочу свести эту экспертную оценку к минимуму, хотя прекрасно понимаю, что не одна машина не заменит опыта.
Посоветуйте пожалуйста ребята, что нужно добавить или убрать?
Заранее спасибо!!

Реклама
Аватар пользователя
KaPrAL
Гуру
Гуру
Сообщений: 682
Зарегистрирован: 12 май 2009 03:00
Имя: Александр
Фамилия: Пруцков
Должность: Критик
Откуда: Москва

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение KaPrAL » 16 апр 2012 23:33

lukinilya писал(а):ну и какой-нибудь инструмент по прогнозированию, а лучше два.

Офигеть, дайте две!™ :jn_pu_sk:

Аватар пользователя
luchshenko
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 32
Зарегистрирован: 31 мар 2012 18:49
Имя: Леонид
Фамилия: Лучшенко
Должность: Руководитель управления логистики
Откуда: Новосибирск

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение luchshenko » 17 апр 2012 06:37

Добрый день ! Насколько я понял у Вас по сути две проблемы: некорректное планирование продаж и отсутствие оперативных показателей по которым можно судить о качестве выполняемой работе закупщиками. Если у Вас есть статистка года так за два продаж то я предлагаю воспользоваться простыми стандартными методами при планировании продаж, а именно разделить Ваши продажи на три составляющих: тренд (в целом по позиции растем или падаем), сезонность, случайная величина. Тренд можете выделить стандартными функциями Excel отрезок и наклон. В результате по каждой позиции получите формулу вроде 100x+200 - где х - это номер месяца. Отношение фактических продаж к тренду можно принять сезонностью. Если у Вас два и более замкнутых цикла продаж то по каждому месяцу у Вас получиться несколько значений сезонности - можно взять среднее арифмитическое. Соответственно формула Ваших продаж на каждый месяц выглядит следующим образом, Kсез*(100x+200). Наложив эту формулу на прошлый период эту формулу и посчитав разницу по прошлым периодам между фактом и планом получите ошибку прогноза. Посчитав среднеквадратичное отколнение по ошибке прогноза (в Excel СТАНДОТКЛОН) , умножив его на коэффициент обслуживания и прибавив среднее арифмитическое по этому ряду- получите страховой запас. Каждой номенклатурной позиции (или группе) нужно присвоить свой коэффициент обслуживания. Сделать это можно с помощью ABC, XYZ или экспертно. Для простоты значения можно взять 1, 2 или 3 (3- очень важная, позиция, 1 - наименее важная).Т.е., умножив среднеквадратичное отклонение на коэффициент обслуживания вы получили страховой запас. План продаж Вы можете посчитать по вышеприведенной формуле.
Показатели тоже предлагаю взять простые - либо период оборачиваемости (среднедневные остатки в себестоимости*количество дней в месяце/месячные продажи в себестоимости).
Либо запас в сутках например на 01 каждого месяца - количество дней, на которое хватит продукции без пополнения склада.
Введите нормативные показатели по периоду оборачиваемости или по запасу, и составляя график закупок - ориентируйтесь на них.

lukinilya
Новичок
Новичок
Сообщений: 4
Зарегистрирован: 23 мар 2012 08:40
Имя: Илья
Фамилия: Лукин
Должность: Управляющий

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение lukinilya » 17 апр 2012 09:32

luchshenko, спасибо огромное за ответ!!!
Вы все правильно поняли! Я сейчас все попробую переосмыслить)) А попозже задам еще несколько вопросов, если вы конечно не против

lukinilya
Новичок
Новичок
Сообщений: 4
Зарегистрирован: 23 мар 2012 08:40
Имя: Илья
Фамилия: Лукин
Должность: Управляющий

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение lukinilya » 18 апр 2012 16:42

Здравствуйте, Леонид!
Попытался практически реализовать описанный вами алгоритм. И вроде бы получилось, вот только никак не могу разобраться со страховым запасом. Мне кажется, что я не до понял, я складывал среднее арифметическое по коэффициенту сезонности и ошибке прогноза, при этом умножая на коэффициент обслуживания. И я понимаю, что это не правильно, но не могу понять где. Как тогда посчитать страховой запас?
Теперь по поводу показателей контроля отдела закупок. Правильно ли я понял, если взять период оборачиваемости, то будет цикл, за который весь товар должен успеть обернуться. Если не обернулся, то тогда менеджеры по закупкам должны получать по голове?)) Может ли это мотивировать менеджеров к увеличению количества поставок меньшими партиями, и соответственно увеличению оборачиваемости. При том, что есть возможность закупать чаще. А то я думаю, что они затариваются раз в 2 недели, а остальное время сидят и курят.
Заранее спасибо, за ответ!
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.

Аватар пользователя
luchshenko
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 32
Зарегистрирован: 31 мар 2012 18:49
Имя: Леонид
Фамилия: Лучшенко
Должность: Руководитель управления логистики
Откуда: Новосибирск

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение luchshenko » 18 апр 2012 19:03

Добрый день !

1. При расчете страхового запаса берется среднее арифметическое именно по ряду отклонений а не по коэффициенту сезонности - логика простая страховой запас по сути это "ошибка" Вашей модели поэтому берете среднеарифметическое по Вашей ошибке и прибавляете к ней среднеквадратичное отклонение умноженное на коэффициент обслуживания(поправил в приложенной таблице). Немного смутили значения коэффициентов обслуживания по какой логике, если не секрет, брали ?
2. По коэффициенту сезонности - средннеарифметическое считается не по всему году а по одному и тому же месяцу в разных годах - если бы Вы его посчитали и на 2010 и на 2011 то коэффициент сезонности например на январь был бы равен среднеарифметическому между коэффициентом на январь в 2009-ом и 2010-ом.Забыл Вам написать - итоговые коэффициенты сезонности необходимо "выровнять", т.е. очевидно что в сумме они должны давать 12, если не дают - нужно пропорционально увеличить (показал в таблице). При расчете тренда тоже желательно использовать 2010 год.
3. По периоду оборачиваемости. Это по сути средний размер времени, в течении которого Ваши деньги находятся в замороженном состоянии. Безусловно та формула, которая я дал упрощена - если хотите строить более точную модель то Вам нужно учесть время доставки от поставщика, время доставки Клиентам, порядок оплаты с каждым из них (предоплата, по факту и т.п. и т.д.). Давать им по голове или штрафовать - решать, безусловно, Вам ))). Но если хотите принимать в зависимости от его значения демотивационные меры, то его необходимо очень тщательно пронормировать - изучить статистику, смоделировать значения при различных вариантах работы и т.д. и т.п., учесть (если есть) "сезонные закупки" - иными словами показатель должен быть реален к исполнению.
4. Безусловно увеличение частоты поставок ведет к уменьшению среднедневного запаса и уменьшению периода оборачиваемости и как следствие у Вас меньше денег будет вложено в них. Однако в общем случае увеличивает удельные транспортные расходы (маленькие парии дороже за кг), в некоторой степени могут повлиять на складские (дешевле принять фуру один раз в месяц чем Газель каждый день) и иногда могут привести к увеличению потребности в менеджерах по закупкам - люди о которых Вы пишите могут захотеть продолжать курить две недели поэтому их штат придется существенно расширить )))))))))))))))
5. Немного смутили цифры по продажам - 1, 3, 5 - надеюсь это условный пример )))))))))))))). Если правда - на таких мелких цифрах такая система немного сомнительна......
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.

lukinilya
Новичок
Новичок
Сообщений: 4
Зарегистрирован: 23 мар 2012 08:40
Имя: Илья
Фамилия: Лукин
Должность: Управляющий

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение lukinilya » 23 апр 2012 15:12

Добрый день!
Приношу извинения, за то что долго не отвечал. Очень много работы.
1. По поводу коэффициентов обслуживания: данные коэффициенты были установлены экспертным методом. Для товаров А - 1; В - 0,7; С - 0,4. Руководствовался следующими соображениями. Товары группы А - должны быть всегда на складе, то есть по ним удовлетворенность клиентов должна составлять 100 %, В - 70 %, С - 40%.
2. В новый файл добавил расчеты по коэффициенту сезонности и тренду за 2010 год.
3. Про увеличение удельных накладных я знаю. У нас поставщики, которые возят нам бесплатно, так что это не вызовет каких-либо затрат, кроме трудовых!)) Ну а увеличение штата, это конечно вряд ли! Возможно его качественная замена, на "некурящих людей", но не более того)))
4. А почему данная система сомнительна на данных цифрах? Это реальный пример. Цифры маленькие, потому что это аккумуляторы. И их в месяц так и продается, просто число номенклатурных позиций больше, но я их не стал указывать в примере.
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.

Аватар пользователя
luchshenko
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 32
Зарегистрирован: 31 мар 2012 18:49
Имя: Леонид
Фамилия: Лучшенко
Должность: Руководитель управления логистики
Откуда: Новосибирск

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение luchshenko » 25 апр 2012 05:57

Добрый день, Илья !

1. Коэффициент обслуживания заниженные. Посмотрите на график нормального распределения http://dobrochan.ru/src/gif/1108/marzan ... fig1.1.gif - для уровня обслуживания 98% коэффициент обслуживания равен 3-ем.
4. Про маленькие цифры. Если у Вас ряд продаж выглядит, например, 1 2 3 0 2 3 у Вас очень большая вариативность например 3 больше чем 1 на 200 % - и, как следствие, у Вас получатся очень большие страховые запасы. Возможно в Вашем случае более рационально попоробывать считать по группе товаров - например в целом по аккумуляторам а уже от полученных суммарных значений переходить к конкретным моделям (например через удельные веса).

xvoctik
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 31
Зарегистрирован: 26 июн 2009 03:00

Re: Инструменты для закупщиков

Сообщение xvoctik » 26 апр 2012 14:25

luchshenko писал(а):Добрый день, Илья !

1. Коэффициент обслуживания заниженные. Посмотрите на график нормального распределения http://dobrochan.ru/src/gif/1108/marzan ... fig1.1.gif - для уровня обслуживания 98% коэффициент обслуживания равен 3-ем.
4. Про маленькие цифры. Если у Вас ряд продаж выглядит, например, 1 2 3 0 2 3 у Вас очень большая вариативность например 3 больше чем 1 на 200 % - и, как следствие, у Вас получатся очень большие страховые запасы. Возможно в Вашем случае более рационально попоробывать считать по группе товаров - например в целом по аккумуляторам а уже от полученных суммарных значений переходить к конкретным моделям (например через удельные веса).


Добрый день!
Вот будем мы считать страховой запас по группе товара и потом получим на каждый товар свое значение. Как нам оценить правильность нашего вычисления? для анализа использовать исторические данные или на основе прогноза рассчитать отклонение?


Вернуться в «Программы для закупщиков»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 0 гостей