Дешево и сердито: Excel или Access

Обсуждение вопросов по использованию Excel, Access и других программ оптимизирующих работу закупщика
Аватар пользователя
S_M

Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение S_M » 16 фев 2011 16:05

Доброго всем дня. Еще один новичковый вопрос.

В условиях относительной невозможности или нежелания развивать имеющуюся программу (БД, типа 1С...) какой инструмент целесообразнее использовать закупщику для своих нужд - Excel или Access?

Понятно, что зная инструмент, можно его использовать по-разному... но мои познания, увы, пока не глубоки. На форуме встречались надстройки и для того, и для другого. Поясните пожалуйста, все-таки в чем принципиальная разница в назначении двух программ, что можно сделать в одной, чего нельзя в другой, и где их целесообразно комбинировать?

Заранее спасибо

Реклама
boot
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 34
Зарегистрирован: 07 дек 2008 03:00
Откуда: Moscow City

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение boot » 16 фев 2011 22:04

ооо , в Access'e проще обрабатывать готовые базы данных которые откуда-либо экспортируются, например сделать tool для категоризации company spend - фильтриками там и знай присваивай категории затрат по постам.
excel - таблицы, числа, вся фигня.
Выбирайте excel, интуиция подсказывает.
Удачи

Аватар пользователя
KaPrAL
Гуру
Гуру
Сообщений: 682
Зарегистрирован: 12 май 2009 03:00
Имя: Александр
Фамилия: Пруцков
Должность: Критик
Откуда: Москва

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение KaPrAL » 16 фев 2011 22:37

S_M писал(а):В условиях относительной невозможности или нежелания развивать имеющуюся программу (БД, типа 1С...) какой инструмент целесообразнее использовать закупщику для своих нужд - Excel или Access?
Поясните пожалуйста, все-таки в чем принципиальная разница в назначении двух программ, что можно сделать в одной, чего нельзя в другой, и где их целесообразно комбинировать?

Excel- электронная таблица, не предназначенная для хранения и обработки больших массивов данных, но прекрасно подходит для "подручных" вычислений.
Access- это настольная СУБД "для домохозяек", в ней можно хранить и обрабатывать относительно большие объемы данных, писать и сохранять примитивные SQL-запросы.

С точки зрения бизнес-аналитики, Excel представляет собой как портативный локальный движок многомерных баз данных (сводные таблицы), так и является лучшим клиентом для промышленных многомерных хранилищ (OLAP). Access же близок к классической реляционной модели данных, позволяет создавать как собственные хранилища, так и интегрироваться с промышленными реляционными.

Аватар пользователя
S_M

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение S_M » 16 фев 2011 22:48

Спасибо...

только одно вызывает затруднения:
С точки зрения бизнес-аналитики, Excel представляет собой как портативный локальный движок многомерных баз данных (сводные таблицы), так и является лучшим клиентом для промышленных многомерных хранилищ (OLAP). Access же близок к классической реляционной модели данных, позволяет создавать как собственные хранилища, так и интегрироваться с промышленными реляционными.


Чем "промышленные многомерные хранилища" отличаются от реляционных баз данных... Что за OLAP? :kli_ny:

Аватар пользователя
KaPrAL
Гуру
Гуру
Сообщений: 682
Зарегистрирован: 12 май 2009 03:00
Имя: Александр
Фамилия: Пруцков
Должность: Критик
Откуда: Москва

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение KaPrAL » 16 фев 2011 23:36

S_M писал(а):Чем "промышленные многомерные хранилища" отличаются от реляционных баз данных...

Существует две модели хранения и представления данных: реляционная (OLTP) и многомерная (OLAP). Обе представляют собой базы данных, только учетные системы работают с OLTP, а OLAP используется аналитиками для быстрого построения отчетности и каких-либо аналитических выводов. OLAP обновляется из OLTP.
Возвращаясь к теме, пакет MS Office- это отдельный кусочек большого программного продукта мелкомягких- MS SQL Server, эдакая локальная маленькая версия "для кухарок" (не обижайтесь, эта фраза принадлежит мелкомягким), причем этот кусочек может жить как своей отдельной жизнью, так и вместе с "папой". Майкрософт решил расширить целевую аудиторию своего основного продукта, поэтому и подкинул эту приманку, надеясь, что потенциальные клиенты в связи с расширением своего бизнеса перейдут на более серьезный продукт, не отличающийся при этом спецификой. Поэтому пакет Office дешевый и доступный, но в то же время ненадежный и локальный. Разработчики ПО часто делают подобные "приманки", в основном они не отличаются от основного продукта, но лишены некоторой части функционала: например, ограничение числа пользователей, срок триальной версии, ограничение объема данных и пр.

Аватар пользователя
LDimm
Новичок
Новичок
Сообщений: 1
Зарегистрирован: 23 мар 2010 12:16
Имя: Дмитрий
Фамилия: Литвинов
Должность: Консультант по логистике

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение LDimm » 17 фев 2011 00:59

Доброго времени суток!

Позволю немного подкорректировать многоуважаемого KaPrAL. Реаляционные базы данных - это способ логической организации базы данных. OLTP и OLAP - это способы построения информационных систем, как правильно заметили, в зависимости от цели. Обычные "учетные" системы строятся по принципам - быстрее провести транзакцию, например, зарезервировать товар, OLAP системы предназначены для цели - быстрее получить отчет. К сожалению, на данный момент одновременная оптимизация быстродействия - и отчет и транзакция - практически невозможна. Речь, конечное же идет о большом количестве данных, скажем таблицах с более чем 10 млн. строк. Для хранения же данных большинство OLTP и OLAP систем используют системы управления базами данных (СУБД) основанных на реляционной модели. Т.е. OLAP - это правила построения систем, большинство OLAP систем реализовано на реляционных СУБД. Простите за небольшое отвлечение, теперь по сути вопроса.

Excel - электронная таблица с присущими ограничениями, версии EXCEL до 2007 вмещали на одном листе 65000 строк, что для анализа, скажем, остатков за 365 дней ассортимента в 2000 позиций на 5- ти складах попросту не хватит (365*2000*5=3 650 000 строк), в Excel 2010 уже лучше - 1 048 576 строк и 16 384 столбца, но как мы видим этого совсем не достаточно. Про удобство пользования Excel как клиента к промышленному OLAP можно поспорить, но бесспорно - это самый доступный клиент.
Access - это система разработки приложений, в основном предназначенных для личного пользования и пользования в рамках рабочих групп. Ее можно использовать как обычную реляционную базу данных без разработок форм и отчетов. С ее помощью вы сможете обрабатывать и анализировать гораздо больший объем данных. Возможно Вам даже не понадобиться учить язык запросов - SQL.

Так что все зависит от объемов информации. Если у Вас есть учетная система из которой вам могут доставать данные, то возможно хватит Excel. Если Excel не хватает, то я рекомендовал бы вместо Access использовать SQL серевер - есть версии Microsoft SQL и Oracle бесплатные с ограничениями размера БД в 4 Гб, есть более простые MySQL или FireBird. Но при этом придется разобраться в SQL командах и началах реляционных баз данных. Последнее, впрочем не помешает и в случае пользования Access.

Если есть вопросы задавайте.

Аватар пользователя
KaPrAL
Гуру
Гуру
Сообщений: 682
Зарегистрирован: 12 май 2009 03:00
Имя: Александр
Фамилия: Пруцков
Должность: Критик
Откуда: Москва

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение KaPrAL » 18 фев 2011 00:41

LDimm, спасибо за развернутый ответ!
LDimm писал(а):К сожалению, на данный момент одновременная оптимизация быстродействия - и отчет и транзакция - практически невозможна. Речь, конечное же идет о большом количестве данных, скажем таблицах с более чем 10 млн. строк.

MS в последние годы развивает системы быстрой отчетности (PowerPivot в 10-ом оффисе), которая на презентации "летала" на 100 млн. записей. Конечно, классический сервис это "чудо" не заменит, но поможет аналитикам в компаниях без промышленного OLAP-а.
LDimm писал(а):большинство OLAP систем реализовано на реляционных СУБД.

Движок OLAP-а, естественно, на реляционке, там и хранятся агрегаты. .
LDimm писал(а):Если Excel не хватает, то я рекомендовал бы вместо Access использовать SQL серевер - есть версии Microsoft SQL и Oracle бесплатные с ограничениями размера БД в 4 Гб

4 Гб сильное ограничение, я бы посоветовал MS версию Developer за 99$ безо всяких ограничений...
LDimm писал(а):есть более простые MySQL или FireBird

FireBird... и навсегда отбить желание пользоваться СУБД... ? Да, бесплатный, но его SQL синтаксис может только соединять таблицы безо всяких вложенностей :ne_gr:

RazVal
Гуру
Гуру
Сообщений: 895
Зарегистрирован: 28 май 2015 17:58
Имя: Валерий
Фамилия: Разгуляев
Должность: эксперт по управлению величиной запасов и оптимизации затрат
Откуда: http://upravlenie-zapasami.ru/

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение RazVal » 19 фев 2011 01:19

S_M писал(а):... какой инструмент целесообразнее использовать закупщику для своих нужд - Excel или Access?..

Грубо: до 250 позиций - лучше Excel, больше - Access. Excel - удобней и проще, Access - гибче и мощнее.

Аватар пользователя
Роман Бодряков
Авторитет
Авторитет
Сообщений: 5253
Зарегистрирован: 19 апр 2004 03:00
Имя: Роман
Фамилия: Бодряков
Должность: Ген.Директор в кубе - наноолигарх
Откуда: Россия

Re: Дешево и сердито: Excel или Access

Сообщение Роман Бодряков » 22 фев 2011 16:32

Вот блин наворотили...

Аксесс идеально вытягивает данные, комбинирует их и обрабатывает простую арифметику. Все это на уровне научного втыка.
4 млн строк. Закачали, добавили пару расчетных полей, связали с группами товаров по коду, сделали запрос по одному складу ....

Строить отчеты и расчеты в нем - криво. Надо очень умным быть и готовым к работе со статичными страничками. Это очень неудобно. НО!

Из Экселя делаете подключение к внешнему источнику данных, выбираете нужную Вам табличку или запрос в Аксессе и... Получаете всю расчетно, графически, аналитическую мощь Экселя. Подключенного к 4 млн. строк исходной базы и на раз-два гоняющий сводные таблицы и графики. (Это и есть OLAP куб, во всей своей красоте. То есть OLAP куб это почти тоже что и сводная таблица в Екселе)

Так что для целей корректной работы с массивами данных - Аксесс. Ексель слишком умный и просто закачать в него цифры кода товара в текстовом формате - подвиг. Для него 006, 06 и 6 одно и то же.

Посчитать долю товара от суммы всех товаров в Екселе... равно и два выделения. В Аксессе - это подвиг. Несколько запросов или подзапросов. Построить график и придать ему презентабельный вид можно, но изменить исходные данные... уже процесс корректировки запроса... В Экселе выбрал график перетянул прямоугольник и все готово. Про формулы ссылающиеся на разные значения, разных строк, соседних столбцов... можно даже не вспоминать в Аксессе. В подзапросах утонешь.

Поэтому вместе они друг друга дополняют.

По мере освоения Аксесса. Станет понятна его криворукость. Тогда смените его на SQL или что-то подобное. Там все то же, но нет такой графической оболочки - интуитивно-понятной. Поэтому надо уметь пользоваться языком запросов.

Ексель заменить не чем!

Но при этом если у вас стандартные отчеты. То Вам хватит Аксесса, Если требуется гибкость, лучше их делать Екселе.

Создать и управлять базой данных в Екселе - не правильно. Можно, но не стоит.
Делать прямые запросы к данным в стороннюю базу через Qwery из Екселя можно, но не стоит.

Лучше Аксесс в качестве прокладки использовать.

Реляционная база данных - оптовая база, по данным которой релятивистская физика субсветовых скоростей превращается в субатомную массу не отгруженного вовремя товара.
Есть такие решения, после принятия которых тараканы в голове аплодируют стоя! И просят повторить "НА БИС!!!"
Образование круче не у того, кто больше Знает, а у того, кто хоть что-то умеет.


Вернуться в «Программы для закупщиков»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 0 гостей