Нужен совет: База данных для отдела закупки

Обсуждение вопросов по использованию Excel, Access и других программ оптимизирующих работу закупщика
Аватар пользователя
Effgen
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 170
Зарегистрирован: 18 ноя 2008 03:00
Имя: Евгений
Фамилия: ---
Должность: Начальник отдела управления закупками
Откуда: Moscow

Нужен совет: База данных для отдела закупки

Сообщение Effgen » 27 авг 2009 14:21

Коллеги, добрый день. Коротко не получится, пишу как могу. Т.е. длинно.

Вводные.
Крупная компания - ритейлер. Отдел закупок не профильный (3 человека), занимаемся техническим обеспечением (закупка компьютерного железа, софта, расходки). В связи с тем, что отдел не профильный вопрос о базе данных никогда не стоял. Весь процесс работы отражается в простенькой базе, куда вручную вводятся такие данные, как: служебная записка на закупку, получение ком.предложения, сравнение цен, счет, даты оплат, получения оборудования, выдачи и т.д. Рассчёты все в excel, ручками.

Задача
В связи с необходимостью оптимизировать рабочий процесс и уйти от использования ручного труда, поставлена задача подобрать софтверное решение для моего отдела закупок. Что я хочу: все рабочие процессы с момента получения заказа и до его завершения должны отражаться в одной базе, куда будет автоматически попадать даты оплат, выгрузки и т.д. Т.е. не обзванивать отделы и не заносить собственноручно всю инфу - а каждому по доступу.
Если бы ещё считался KPI на основе потреченного времени - супер.

Вопрос
Поделитесь опытом, кто что использует в похожей ситуации для поставленных рабочих задач? Сколько может стоить такое решение? Хотя бы ориентировочно.

Заранее благодарен.[/b]

Реклама
olin
Пользователь
Пользователь
Сообщений: 32
Зарегистрирован: 03 июл 2009 03:00

Сообщение olin » 27 авг 2009 15:32

1С подходит, цена решения зависит от количества пользователей и необходимости вносить коррективы в стандартную версию.
Есть блоки дописанные с дополнительными CRМ модулем (тут можно проставлять временные затраты по событию(заказу)

Аватар пользователя
Effgen
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 170
Зарегистрирован: 18 ноя 2008 03:00
Имя: Евгений
Фамилия: ---
Должность: Начальник отдела управления закупками
Откуда: Moscow

Сообщение Effgen » 27 авг 2009 15:38

1с есть и не подходит.

По крайней мере не представляю, как в 1с вести историю заказа так, чтобы это отражалось в приемлемом графическом виде (как это обычно бывает в базах типа Lotus).

И ещё хотелось бы узнать стоиомость такого решения. Хотя бы приблизительную.

Аватар пользователя
Effgen
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 170
Зарегистрирован: 18 ноя 2008 03:00
Имя: Евгений
Фамилия: ---
Должность: Начальник отдела управления закупками
Откуда: Moscow

Сообщение Effgen » 28 авг 2009 13:16

Неужели никто не хочет поделиться опытом/знаниями?

Аватар пользователя
sf13

Сообщение sf13 » 28 авг 2009 14:06

ИМХО:

Информация уже заносится в Excel. Объёмы не велики. А тогда в Excel можно сделать ВСЁ. Причём наглядность отчётов и результатов можно получить исключительную.

Основной минус Exel-баз:

1. нетепимость к очень большим объёмам

2. как правило, в Excel никто не опускается до документирования записей, когда, к примеру, аннулировать какую-либо операцию можно только проведением дополнительной операцией отмены, а не уничтожением или редактированием исходной.

Хотя есть способ: выложить файл в общий доступ и хранить журнал изменений. Все следы от вводов и изменений останутся. Слышал жалобы, что в общем доступе Excel "глючит". Сам этих проблем не имел.
Во-первых, разумеется, резервное копирование.
А во-вторых - а лицензионный ли MS-Excel у тех, у кого "глючит"?

3. Если вопрос строгого документирования записей не стоит (отследить процесс и забыть, всё-равно приходные документы в общей системе компании будут), то варианты:

а) Excel файл на сети, один, при открытии несколькими пользователями просмотр доступен всем, редактирование - только одному. Он закроет, другой внесёт данные. Мы разграничивали доступ отделов просто по времени. К концу дня все данные были всеми внесены.

б) У каждого исполнителя - свой Excel файл. При его открытии вся требуемая ему внешняя информация "всасывается" из файлов коллег. Файл начальника "всасывает" либо всё, либо то, что нужно для отчёта по общей ситуации.

Удобный наглядный графический интерфейс либо только у начальника, либо и у всех, если это помогает делу.

P.S.
В Excel, как и в 1С, стоит работать по справочникам, иначе одну и ту же позицию несколько (а иногода и один и тот же человел) внесут (назовут) по-разному. А потом разбирайся...
(И не дай бог использовать в кодах или наименованиях звёздочки)

P.P.S.
История заказа в 1С может быть отслежена путём введения виртуальных складов (по требуемому числу этапов процесса) и перемещением по ним товара соответствующими сотрудниками в момент прохождения соответсвующих этапов. Причём в этом случае перемещение делается одним движением, на основании исходно составленного документа на конкретную закупку.
Вывели отчёт по этим виртуальным складам и видим, чего, где, сколько и, соответсвенно, в какой стадии.

Аватар пользователя
Effgen
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 170
Зарегистрирован: 18 ноя 2008 03:00
Имя: Евгений
Фамилия: ---
Должность: Начальник отдела управления закупками
Откуда: Moscow

Сообщение Effgen » 28 авг 2009 14:46

Спасибо!

EXCEL не катит. Информация нужна визуальная, чтобы не только сотрудники отдела могли с ней работать, но и другие подразделения, а так же руководство. Желательно в реальном времени.
С 1с уже решили - не подходит. Пробовали.

Жду других предложений.

P.S. Понимаю, что, вероятно, не могу правильно сформулировать задачу. Но как есть. Нужна база, где бы визуально показывался ход заказа. Типа базы проектов. В которой можно было бы легко отследить историю заказа и понять, сколько времени потрачено на исполнение.

Аватар пользователя
sf13

Сообщение sf13 » 28 авг 2009 15:17

Не "Excel не катит".
"Не катит" представление о его возможностях.
Таблица с внесёнными числами - это хорошо если 2-3% функциональности Excel.
Более "визуальное" приложение, имеющее функциональность базы данных и достаточный аналитический аппарат, мне лично трудно представить.
Нарисуйте карандашом на листе, что хотите видеть, отсканируйте и выложите здесь.
И вопросы:
1. сколько одновременно в работе заказов?
2. сколько в среднем в заказе позиций?
3. сколько в среднем заказов в месяц?
4. сколько контрольных этапов прохождения заказа?

Аватар пользователя
sf13

Сообщение sf13 » 28 авг 2009 15:21

Вдогонку:
Вероятно, это можно вполне грамотно сделать в MS Project, но Project, увы, не по моей части.

Аватар пользователя
Effgen
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 170
Зарегистрирован: 18 ноя 2008 03:00
Имя: Евгений
Фамилия: ---
Должность: Начальник отдела управления закупками
Откуда: Moscow

Сообщение Effgen » 28 авг 2009 15:39

sf13 писал(а):Не "Excel не катит".
"Не катит" представление о его возможностях.
Таблица с внесёнными числами - это хорошо если 2-3% функциональности Excel.
Более "визуальное" приложение, имеющее функциональность базы данных и достаточный аналитический аппарат, мне лично трудно представить.


Знаю про EXCEL, про 2% и про непонимание возможностей. Потому уверен, что он не подойдёт.

:nez-nayu: Вот мне легко представить, потому что пользуемся IBM Lotus. Но это типа EXCEL, только офрмленный визуально. Выглядит так:
Список заказов с названиями, номерами, наименованиями поставщиков. Выбираешь нужный заказ, заходишь внутрь. Внутри можно вставить: ком.предложения, даты оплат, даты выдач, комментарии и т.д. Проблема одна - отсутствие возможности синхронизации с другими БД, чтобы не руками проставлять оплаты, а выгружать из другой базы, например.

Говорят, Microsoft SharePoint может такое делать, но не пробовал.

sf13 писал(а):И вопросы:
1. сколько одновременно в работе заказов?
2. сколько в среднем в заказе позиций?
3. сколько в среднем заказов в месяц?
4. сколько контрольных этапов прохождения заказа?


1. Ежемесячно порядка 20-30
2. 5-50.
3. 160
4. 11
- получение заказа
- согласование заказа
- получение КП
- сравнение цен
- передача КП в оплату
- получение счета
- оплата заказа
- получение заказа
- получение документов
- выдача заказа
- закрытие заказа

Аватар пользователя
sf13

контроль прохождения заказа

Сообщение sf13 » 30 авг 2009 13:49

Demo модуль в приложенном файле.
После внесения данных по заказу вносятся только даты.
Из них потом "достаётся" любая аналитика и статистика.
Всё остальное, что модет потребоваться, можно добвить.
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.

Аватар пользователя
Oksana_Val

Сообщение Oksana_Val » 30 авг 2009 18:17

В 1С.8 уже в стандарной конфигурации есть очет об исполнении заказа, со сроками исполнения, сроком оплаты и т.п.
Для своих снабженцев специально отчет был доработан, который на выходе содержит информацию о заказе позиции от покупателя (если позиция привозится под заказ), сроке оплаты клиентом (предоплата, отсрочка), дате размещения заказа у поставщика, планируемой дате поставки, планируемой дате оплаты, на какой стадии находится заказ, а так же есть отклонения от планового срока поставки или нет. Так же, но уже по другим задачам обращались к программеру для написания отчета в графическом виде. И все было сделано. Трудно представить чтобы 1С не подходила для решения подобных задач. И, кстати согласна с Sf13 можете приступить к реализации задачи сначала посредством Excell, я всегда так делаю (экономит время и деньги), а потом уже реализовать это на к примеру, опять же на 1С. А работа программиста для создания этого отчета стоила порядка 2 т.р.

Аватар пользователя
Effgen
Профессионал
Профессионал
Сообщений: 170
Зарегистрирован: 18 ноя 2008 03:00
Имя: Евгений
Фамилия: ---
Должность: Начальник отдела управления закупками
Откуда: Moscow

Спасибо!

Сообщение Effgen » 30 авг 2009 19:32

Посмотрю!


Вернуться в «Программы для закупщиков»

Кто сейчас на форуме

Количество пользователей, которые сейчас просматривают этот форум: CommonCrawl [Bot] и 0 гостей